Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления - ABCD42.RU

Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

Квалификация выпускника – бакалавр

Нормативный срок освоения программы по очной форме обучения – 4 года

Образовательная программа «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления» предлагается к реализации впервые. Возможность ее осуществления именно в РГГУ заключается в сформировавшейся в вузе универсальной образовательной среде, которая позволяет синтезировать научные, методологические, методические и практические достижения в подготовке специалистов в данной области.

Необходимость подготовки специалистов данного профиля объясняется масштабной политикой модернизации системы государственного управления, реализация которой в настоящее время рассматривается как приоритетная задача. Она включает изменение отношений между властью и обществом, внедрение информационно-коммуникативных технологий в государственное управление, формирование информационно открытого общества и т.д. В контексте данной политики деятельность государственного аппарата приобретает совершенно новый ракурс. При этом остается актуальным совершенствование работы органов власти, укрепление вертикали исполнительной власти как гарантии осуществления важнейших направлений государственной политики, реализации социально-экономических задач государства, обеспечении законности в деятельности государственных органов и защиты интересов и прав граждан.

На оптимизацию системы государственного управления и повышение его эффективности направлена административная реформа, которая внесла существенные изменения в правовое и информационно-документационное обеспечение деятельности государственного аппарата и его взаимодействия с институтами гражданского общества. В рамках реформы издан целый комплекс нормативных правовых актов, регламентирующих те или иные аспекты организации и технологии документационного обеспечения деятельности органов государственной власти. Показательно, что вопросы документирования занимают ведущее место в административных регламентах осуществления государственных функций. Тем самым признается, что решение намеченных задач в области государственного управления непосредственно связано в осуществлением организационно-технологических процессов, в т.ч. документационного и информационного обеспечения, на качественно новом уровне.

В настоящее время ключевым моментом организации делопроизводства в органах государственной власти является внедрение информационных технологий, в том числе электронного документооборота. Их применение позволит поднять на новый уровень не только делопроизводство в самих органах власти, сделать более прозрачной деятельность государственного аппарата, но и оптимизировать осуществление государственных функций. В Обращении Президента России Федеральному Собранию Российской Федерации 2009 г. прямо сказано, что развитие информационных технологий, включая оказание государственных услуг через электронные каналы – это новый уровень государственного управления, который необходимо внедрить в нашей стране в ближайшее время.

Одновременно проведение в стране реформы местного самоуправления привело к созданию стройной системы муниципальных органов, которые сосредоточили в своих руках значительные функции по управлению конкретной территорией. Кроме того, весьма распространена практика наделения их отдельными государственными полномочиями. Таким образом, муниципалитеты на сегодняшний день – это самый массовый аппарат управления, который требует соответствующего кадрового, информационного и документационного обеспечения.

В этой связи подготовка специалистов в области документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, ориентированных на решение обозначенных выше задач, владеющих новыми технологиями делопроизводства, является объективной необходимостью и непременным условием реализации приоритетных направлений государственной политики в области информатизации и модернизации системы государственного управления, создания эффективной системы муниципального управления.

Принимая во внимание вышеизложенное, РГГУ предлагает к реализации в рамках подготовки бакалавров по направлению «Документоведение и архивоведение» самостоятельный профиль подготовки «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления». При этом учитывается, что в РГГУ имеются все возможности с точки зрения требований к кадровому, учебно-методическому и материально-техническому обеспечению учебного процесса для реализации этой образовательной программы.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.

Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.

Сфера применения

О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4 . Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5 :

  • федеральным государственным органам;
  • государственным органам субъектов РФ;
  • органам местного самоуправления.

Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.

Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.

А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.

Структура и содержание

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов

Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.

Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:

1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:

  • правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
  • классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
  • классификатором имен файлов электронных документов;
  • классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
  • порядком утверждения электронных шаблонов (электронных.

Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

  • РУ
  • EN
  • DE

  • Институт
    • История
    • Основные сведения
    • Документы
    • Структура
    • Ученый совет
    • Профсоюзный комитет
    • Руководство
    • Преподаватели
    • Международная деятельность
      • Центр международных программ и проектов
      • Направления сотрудничества
      • TEMPUS EUNEG
      • Зарубежные партнеры
      • Экспорт образования
    • Издательская деятельность
      • Издательский центр
      • Издания
      • Научный журнал
    • Трудоустройство
      • Центр развития карьеры
      • Карьерные мероприятия
      • Занятость выпускников
      • Вакансии
      • Партнеры и работодатели
      • Анкета работодателя
      • Опрос студентов
      • Карта партнеров
      • Золотой кадровый банк — золотым работодателям
      • Стажер
      • Кейс-чемпионат
      • Гид по организациям
      • АС — азбука соискателя работы
      • Для работодателей
      • Наши выпускники
    • Центр правовой помощи населению
      • Информация
      • Нормативная база
      • Сотрудники и стажеры
      • Выпускники
      • Партнеры
      • Отзывы
      • Контакты и график работы
      • Библиотека
        • Юридическим клиникам
    • Личный прием граждан
    • Наши выпускники
    • Cтудент XXI века
    • СМИ о нас
    • Фотогалерея
  • Поступающим
    • Приемная комиссия
      • Приемная комиссия
      • Информация о направлениях подготовки/специальностях
      • Информация о приеме на обучение (среднее профессиональное образование)
      • Информация о приеме на обучение (бакалавриат/специалитет)
      • Информация о приеме на обучение (магистратура)
      • Информация о приеме на обучение (аспирантура)
      • Нормативные документы
      • Особенности проведения вступительных испытаний для лиц с ограниченными возможностями здоровья и инвалидов
      • Списки лиц, подавших документы и принятых (статистика приема)
      • Приказы о зачислении
      • Количество мест для приема (бюджетные места)
      • Вступительные испытания
      • Подготовка к ЕГЭ и к вступительным испытаниям
      • Конкурс и проходной балл
      • Результаты приема по каждой специальности / направлению
      • Стоимость обучения
      • Целевой прием
      • Информация об общежитиях
      • Олимпиады
      • Школьнику
      • Иностранным абитуриентам
      • Обратная связь
      • Контакты приёмной комиссии
    • Проекты, конкурсы для школьников
      • Проекты, конкурсы для школьников
      • Стань студентом уже сейчас
      • Советы абитуриентам от студентов РАНХиГС
    • День открытых дверей
    • Собрания с родителями абитуриентов
    • Подготовка к ЕГЭ и к вступительным испытаниям
    • Школа молодого политолога
    • Олимпиада школьников РАНХиГС
    • Официальная группа ВКонтакте
    • Часто задаваемые вопросы
    • Контакты приемной комиссии
  • Студентам и слушателям
    • Расписание
    • Образовательные программы
    • Графики аттестаций
    • Библиотечно — информационный центр
      • Библиотечно — информационный центр
      • Электронная запись на посещение библиотеки
      • Документы
      • Структура
      • Первокурснику
      • Новости
      • Памятные даты
      • Календарь выставок и мероприятий
      • Виртуальные выставки и презентации
      • Печатные и электронные ресурсы
      • Электронные образовательные ресурсы
      • ЭБС ВКР РАНХиГС
      • Электронные ресурсы для людей с ограниченными возможностями здоровья
      • Полнотекстовые электронные ресурсы филиалов РАНХиГС
      • Обеспеченность литературой
      • Прайс-листы издательств
      • Новые поступления
      • Периодические издания
      • Электронный каталог БИЦ
      • Преподавателям и студентам
      • Аспирантам
      • Рекомендательные списки литературы
    • Президентская библиотека
      • Удаленный электронный читальный зал
      • Новости и события
      • Актуальные коллекции
      • Нормативные документы
    • Практики и стажировки
      • Общая информация
      • Нормативные документы по практике
      • Образец документов для отчета по практике
      • Сроки прохождения практик
    • Студенческая жизнь
      • Стипендиальные программы
      • Студенческое общежитие
      • Студенческая жизнь
      • Студенческий совет института
      • Профсоюз
      • Проектный офис
      • Центр студенческого спорта
      • Студенческое творчество
      • ТОП-100 студентов Института
        • ТОП – 100 студентов Института
        • Топ-100 студентов Института 2019
    • Трудоустройство
    • Информационно-образовательная среда
    • Дистанционное обучение
    • Иностранным студентам
  • Дополнительное образование
    • Центр дополнительного образования
    • Малая академия государственного управления
    • Повышение квалификации
    • Профессиональная переподготовка
    • Президентские программы
    • Программы для студентов
    • Семинары, тренинги
    • Дистанционное обучение
    • Региональный центр сертификации проектного управления ПМ СТАНДАРТ
    • Финансовая грамотность
      • О Проекте
      • Сотрудники РМЦ
      • СМИ о Проекте
      • Документы РМЦ
      • График реализации Проекта в Саратовской области
      • Расписание занятий в рамках Проекта
      • Полезные ссылки
      • События и новости РМЦ
      • Контакты РМЦ
    • Федеральный проект «Содействие занятости»
  • Наука
    • Наука в Институте
    • Научный журнал
    • Подразделения НИР
    • Основные направления научных исследований
    • Год науки и технологий — 2021
      • Новости
      • Академический лекторий
      • Студенты и наука
      • Документы
    • Конференции
    • Студенческая наука
      • Путеводитель
      • Студенческое научное общество
      • Лидеры
      • Студенческие научные кружки
      • Публикации
      • Проекты
        • Бессмертный полк
        • Беседа с депутатом
        • Год памяти и славы

Программа повышения квалификации

Продолжительность обучения : 72 учебных часа

Форма обучения: с использованием дистанционных образовательных технологий

Целевая аудитория: государственные гражданские служащие, муниципальные служащие

Цель: совершенствование знаний, умений и навыков по вопросам документационного обеспечения управления органов государственной власти, местного самоуправления, организаций всех форм собственности.

Содержание программы:

Тема 1. Современная регламентация документационного обеспечения управления

Тема 2. Документирование деятельности органов государственной власти. Требования к оформлению документов

Тема 3. Система организации документационного обеспечения управления (ДОУ)

Тема 4. Информационная безопасность и особенности ведения конфиденциального делопроизводства

Сущность и роль документационного обеспечения в деятельности ОГВ;

Действующую нормативную регламентацию ДОУ;

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов, их видовой состав, понятие и структура документооборота, особенности работы с обращениями граждан.

Организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности на основе действующего законодательства и с применением современных информационных технологий.

Научный руководитель: Беликова А.В., доцент, к.ф.н., Декан факультета государственного и муниципального управления Поволжского института управления – филиала РАНХиГС

Выдается документ : удостоверение о повышении квалификации установленного образца Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, г. Москва.

Дополнительная информация по телефону: (845 2) 65-37-60

Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

Главная > Контрольная работа >Промышленность, производство

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

Выполнил: студент группы 303

1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………. ….5

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти………. …18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………. 20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………. 21

Список использованной литературы…………………………………………..25

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при

разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача — формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

— определить понятие документооборота;

— рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;

— выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

— рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. 1 На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: 2

— контроль за документом, начиная с момента его поступления;

— централизация контрольных функций;

— единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Какие они сейчас

Новые правила делопроизводства для госорганов действуют уже год. Однако на практике их применяют не все. Что изменилось и как на самом деле нужно вести делопроизводство, рассказываем далее.

Новые правила делопроизводства для госорганов действуют уже год. Однако на практике их применяют не все. Что изменилось и как на самом деле нужно вести делопроизводство, рассказываем далее.

27 декабря 2019 года Министерство юстиции зарегистрировало приказ № 71 от 22.05.2019 Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства в государственных и муниципальных органах власти. Эти правила заменяют предыдущие от 2009 года, в которые дважды вносились изменения — в 2011 и 2016 годах.

Рассмотрим основные изменения, которые были внесены за 10 лет, и объём которых увеличился в 10 раз.

Основные понятия — глава II

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» О чём речь: Глава содержала термины и их определения, которые использовались в правилах.

Стало: Глава исключена. Термины, которые используются в правилах, и их определения описаны в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Создание документов в федеральном органе исполнительной власти (глава III)

О чём речь: В отдельной главе указывались требования к оформлению документов, например, формату листов бумаги и размеру полей документа. А также перечислялись реквизиты документов, создаваемых в деятельности госорганов.

Стало: Правила не содержат подробного описания, теперь в главе II ссылаются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов в части:

  • требований к бланкам документов (п. 2.6);
  • составу реквизитов документов и их оформлению (п. 2.7).

Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти (глава IV)

О чём речь: В документообороте госоргана выделяются следующие документопотоки: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток в отличии от других в правилах был расписан более подробно с выделением этапов процесса: первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение и помещение в дело.

Стало: В главе III новых правил более подробно описан процесс организации документооборота в государственных органах, органах местного самоуправления, в том числе подготовка и согласование проектов документов с привязкой к использованию СЭД.

Деятельность, связанная с обращениями граждан, дополнена подробностями работы с таким видом поступающих документов и ссылкой на 59-ФЗ «‎О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (глава VI)

О чём речь: Очень кратко описывалась работа с электронными документами в СЭД:

  • создание, обработка, хранение;
  • использование ЭП для подписания электронных документов;
  • передача электронного документа на рассмотрение, исполнение или хранение с его регистрационными данными;
  • систематизация исполненных электронных документов в дела. Указание в номенклатуре дел, что такие дела ведутся в электронном виде;
  • хранение электронных документов в течение сроков, предусмотренных для аналогичных бумажных документов.

Стало: Новые правила делают больший упор на работу с электронными документами. Все главы содержат информацию о работе с ними.

Например, указано, что электронные документы, создаваемые в госорганах и направляемые в другие, должны подписываться усиленной квалифицированной подписью с отсылкой на 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 2.10).

Отдельно стоит отметить главу IV «Управление документами в системе электронного документооборота». В ней, например, упоминается, что для проектов документов, согласованных в СЭД, должна быть возможность сформировать лист согласования.

Кроме того, перечислены сведения о документе, которые нужно указать в электронно-регистрационных карточках (ЭРК) при занесении в СЭД входящих, исходящих, внутренних документов, а также обращений граждан.

СЭД должна содержать справочники и классификаторы, которые необходимы для внесения сведений о документах. Например, типы связей, корреспонденты, номенклатура дел и т. д.

Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления (глава V)

О чём речь: Даётся определение, что такое «документальный фонд», и описывается процесс разработки номенклатуры дел. А также дальнейшая работа с делами, сформированными в соответствии с номенклатурой дел.

О передаче дел в архив написано скудно и даётся отсылка к документам федеральных органов исполнительной власти в области архивного хранения.

Стало: В правилах от 2019 года информация о документальном фонде госорганов разделена на две главы: «VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления» и «VII. Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения»

В главе VI очень подробно описывается процессы работы с номенклатурой дел. Например, номенклатура составляется в трёх экземплярах, но в качестве рабочего экземпляра используется копия утверждённой номенклатуры дел. Вновь созданным подразделениям или реорганизованным структурным подразделениям даётся срок в 1 месяц для разработки номенклатуры дел по своему подразделению.

Требования к содержанию номенклатуры дел: индекс, заголовок дела, указание сроков хранения. Правила формирования дел дополнены нюансами работы с электронной номенклатурой — требуется рассылка в подразделения в электронном виде.

В главе VII описывается процесс проведения экспертизы ценности документов, которая определяет дела к уничтожению либо передаче на хранение в архив.

В правилах 2009 года совсем не упоминался контроль исполнения документов и поручений — один из важных этапов документооборота. В новых правилах для него выделена глава «V. Контроль исполнения документов (поручений)». В главе описывается, кто ведёт контроль, сроки исполнения и какие документы ему подлежат.

Делаем выводы

Как мы видим, правила за 10 лет претерпели значительные изменения. Часть информации представлена в сжатом виде, но при этом есть ссылки на нормативно-правовые акты, где она очень подробна описана. Также учитываются новые реалии. Например, больше внимания уделено работе с документами в электронном виде.

Новые правила можно считать идущими в ногу и соответствующими тенденциям в области документооборота в государственных органах и органах местного самоуправления.

Можно отметить, что требование распечатки документов в правилах нет, то есть раньше допускалась работа в электронном виде, а теперь — бумажная.

Традиционно на эти правила ориентируются и коммерческие компании — как на «отраслевой стандарт», так что можно сказать, что тихая антибумажная революция свершилась. Вероятно, следующие правила будут говорить о бумажных документах как об исключительно редкой для делопроизводства ситуации.

Особенности организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Рубрика: Прочее

Дата публикации: 16.01.2020 2020-01-16

Статья просмотрена: 844 раза

Библиографическое описание:

Корнева, Д. О. Особенности организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Д. О. Корнева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 3 (293). — С. 471-474. — URL: https://moluch.ru/archive/293/66358/ (дата обращения: 16.09.2021).

В статье коротко рассматриваются основные положения, принятые 15 июня 2009 года Правительством Российской Федерации общих «Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Ключевые слова: органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ.

Общие понятия ипредыстория, затрагивающая сферу делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Налаживание работы с документами в учреждениях исполнительной государственной власти имеет большое значение, поскольку оптимальные условия для ведения документооборота, обмена бумагами между отделами, ведомствами заметно упрощают работу и снижают внутренние бюджетные расходы на организацию труда. Не менее важна в деле упорядочивания процессов документооборота управленческая функция, поскольку официальные регулирующие бумаги составляют направляющую основу для любого органа государственной власти и органов местного самоуправления.

Делопроизводство − отрасль, которая обеспечивает документирование и налаживание рабочих процессов с официальными бумагами, − нормативно никогда не регламентировалось. Принятые в советский период «Единая государственная система делопроизводства» (1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (1988 год) инструкции носили рекомендательный характер. В постсоветский период времени, в 90-е и начало нулевых годов, строгой необходимости наведения порядка в документообороте не было.

Правила ведения и организации делопроизводства в учреждениях, относящихся к органам исполнительной власти РФ, были разработаны десять лет назад. Постановление от 15 июня 2009 года Правительства Российской Федерации № 477 утвердило общие «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее Правила). Системообразующие пункты Правил связаны со ст. 11 Федерального Закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с текстом разработанных Правил должен соблюдаться единый порядок делопроизводства во всех федеральных органах исполнительной власти. Под единством понимаются такие правила и принципы организации делового производства, которые выполняются во всех без исключения федеральных органах исполнительной власти вне зависимости от их типа − будь то федеральное министерство, федеральная служба или федеральное агентство, а также вне зависимости от сферы деятельности, структуры учреждения и прочих ведомственных особенностей. Все региональные нормативные документы, связанные с делопроизводством, должны соответствовать вышеозначенным Правилам. Эти же положения относятся и к исполнению делопроизводства в органах местного самоуправления.

Разработанные Правила помогают выстроить логичную и внятную иерархию нормативного документирования в российском делопроизводстве. Этим Правила отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая всё же по форме была отнюдь не типовой, а примерной (с момента принятия рассматриваемых в статье Правил Типовая инструкция утратила свою силу).

Структура Правил ведения делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти

В Правилах можно выделить несколько основных разделов:

− Перечень понятий, регламентирующий создание документов в федеральном органе исполнительной власти;

− Список требований к организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти;

− Понятия, прорабатывающие организацию документального фонда федеральных органов исполнительной власти;

− Процедурные положения электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Дополняющее Правила Приложение состоит из перечня обязательных сведений о документах, которые используются при учёте и поиске информации в системе электронного документооборота того или иного федерального органа исполнительной власти.

Стоит рассмотреть некоторые важные моменты, касающиеся раздела «Основных понятий» рассматриваемых Правил, поскольку они определяют смыслообразующие определения и термины. Часть терминов, среди которых — «делопроизводство», «документооборот», «документирование», «номенклатура дел», «реквизит документа» и т. д., — приводятся в том же значении, что и в ГОСТе Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». При этом некоторые термины приведены в иной трактовке (такие как «документ», «регистрация документа»). Вместе с тем в Правила вводится понятие «служба делопроизводства», определяемое формулировкой «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

В разделе, определяющим и структурирующим правила создания документов, приводится список реквизитов, которые должны быть использованы при создании документов. Ранее информация о составе реквизитов документов вместе с правилами по их оформлению была изложена в нормативах ГОСТа Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (этот документ не утратил свою силу на сегодняшний день).

Общие требования для реквизитов Правил и ГОСТа Р 6.30–2003 несколько различаются, ряд реквизитов из Правил вынесены, так как они не используются в процессе работы федеральных органов исполнительной власти. К таким реквизитам относятся «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Код формы документа», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)», «Отметка о поступлении документа в организацию».

Правила вводят также новые реквизиты − «Должность лица, подписавшего документ» и «Отметка о конфиденциальности». Первый из вышеозначенных реквизитов имеет отношение к должностным бланкам документов и используется с давних пор. Он проставляется в бланках переписки между должностными лицами под наименованием федерального органа исполнительной власти. Второй реквизит также широко распространён и используется в документации, содержащей сведения о всякого рода конфиденциальной информации (служебная тайна и т. п.).

В разделе, регламентирующем требования к организации документооборота, содержатся основные положения, которые касаются этапов и сроков прохождения при ознакомлении с документами. Особое внимание в Правилах обращено на то, что входящие на службу делопроизводства документы проходят регистрацию, предварительную обработку и рассмотрение с передачей на рассмотрение начальству, а затем перенаправляются на работу исполнителям в структурные подразделения. В обязанности службы делопроизводства входит контроль за правильностью оформления документов и количественному соответствию принятых экземпляров рассылочному списку. Документы, которые в оформлении не соответствуют принятому образцу, отправляются обратно к исполнителю. Процесс передачи документов между структурными филиалами также возложен на службу делопроизводства.

В разделе, который рассматривает делопроизводство документального фонда, представлены положения, касающиеся порядка сохранения документации федеральных органов исполнительной власти. В соответствии с Правилами учреждения должны формировать полноценные документальные фонды, разрабатывая при этом ведомственные перечни документации с определёнными сроками хранения. Окончательное утверждение этих перечней (равно как и утверждение инструкций) происходит в процессе согласования с Росархивом.

Документальный фонд формируется за счёт номенклатуры дел, которая составляется службой делопроизводства и визируется руководством федерального органа исполнительной власти после согласования с центральной экспертной комиссией. Рассматриваемый раздел Правил также определяет сроки хранения документов до момента их передачи в архив — должно пройти не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их пользования или хранения. Все документы передаются в архив на основании номенклатурных описей дел.

Большое значение имеют содержащиеся в Правилах положения, которые определяют несколько принципиальных особенностей по организации работы с электронными документами. Среди них особо следует выделить следующие важные пункты:

− − Все электронные документы создаются и хранятся в специализированной системе электронного документооборота определённого федерального органа исполнительной власти.

− В специализированной системе документооборота устанавливается ряд обязательных сведений, которые облегчают учёт и поиск внесённых в каталог документов.

− Подписание всех документов в системе федеральных органов исполнительной власти ведётся на основе электронной цифровой подписи.

− Правила систематизации электронного документооборота основываются на принятых и действующих правилах принятия, хранения и уничтожения аналогичной по содержанию бумажной документации.

− При составлении соответствующей документальной номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти ставится отметка, что дело ведётся в электронном виде.

Отдельно указывается, что при рассмотрении и согласовании некоторых электронных документов могут быть применены способы визирования, для которых цифровая подпись не требуется.

После истечения срока хранения того или иного электронного дела оно подлежит уничтожению на основе акта, утверждаемого руководителем соответствующего федерального органа исполнительной власти.

Даже этот короткий анализ положений, содержащихся в «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» показывает, что их содержание способствует переходу от так называемого формального «делопроизводственного подхода» к налаживанию работы в рамках унифицированной системы управления документации с помощью качественного информационного менеджмента.

В конечном счёте разработанные Правила становятся неотъемлемой частью системы нормативных актов, которые регламентируют деятельность федеральных органов исполнительной власти и закрепляет основные понятия в сфере управления государственным документооборотом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: