Планирование и организация процесса систем управления Метод исследования информационных потоков - ABCD42.RU

Планирование и организация процесса систем управления Метод исследования информационных потоков

Реферат: Планирование и организация процесса систем управления Метод исследования информационных потоков

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ПОВОЛЖСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

филиал в г.Тольятти

Кафедра экономики и управления

Контрольное задание

По дисциплине «Исследование систем управления»

На тему «Планирование и организация процесса систем управления (Метод исследования информационных потоков)»

Студентка 5 курса

заочной формы обучения,

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Общая характеристика метода исследования 4
2. Основные стадии исследования 6
2.1. Подготовительная стадия исследования 6
2.2. Проведение исследования с целью выявления проблем 6
2.3. Исследовательско-проектная стадия 8
2.4. Внедрение результатов исследования 9
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 9
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 10

ВВЕДЕНИЕ

Система управления – совокупность взаимосвязанных элементов (целей, функций, организационных структур управления и др.) и субподсистем управляющей подсистемы, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе воздействия на объекты управления (управляемую подсистему) для достижения главной, основных и других целей системы.[1]

Исследование систем управления – это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современно производства и общественного устройства управление должно находится в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала, в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов.[2]

Предметом исследования — информационные потоки ООО «Тольяттинский Трансформатор», связанные с процессом размножения технической документации.

Цель исследования – изучить информационные потоки и сделать предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации с графического метода.

Задачи исследования — дать характеристику метода исследования; перестроить систему потоков информации с помощью рассмотренного метода.

1. Общая характеристика метода исследования

Метод исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

2. Основные стадии исследования

2.1. Подготовительная стадия исследования

Выбор данного объекта обусловлен необходимостью выявления причин постоянных задержек с процессом размножения подготовленной конструкторской документации в цеха основного производства.

Вследствие чего разработан план-график работ по проведению исследования.

№ п/п Работы по проведению исследования
1 При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы формирования документов.
2 Уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления.
3 Представление объекта исследования в виде блок-схемы
4 Скорректировать данную систему в учетом недостатков

2.2. Проведение исследования с целью выявления проблем

Рассмотрим процесс размножения конструкторской документации и доведение ее до архивов цехов основного производства графически в виде блок-схемы (Рис.1).

В результате анализа схемы потока выявлен объем и характер выполнения работ для каждого подразделения данной организации; применение различных документов вместо одного, составленного в различных программах, в связи с этим излишне задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Рис.1. Процесс размножения конструкторской документации на стадии проведения исследования

2.3. Исследовательско-проектная стадия

Следовательно, для того чтобы устранить недостатки данной схемы необходимо подкорректировать схему. Для этого создается один документ, необходимый для нескольких отделов (отчет в excel) – центральный технический архив лишь вносит в него дополнения, но создает его вновь, как в предыдущей схеме. Отказавшись от размножения документации в отделе САПР экономится огромный временной ресурс. Бюро размножения также «разгужается», так как вместо четырех функций после корректировки всего две, которые в свою очередь менее трудоемкие.

Рис.2. Процесс размножения конструкторской документации при корректировке

2.4. Внедрение результатов исследования .

Внедрение скорректированной схемы устранило все недостатки предшествующей системы: применение различных документов вместо одного, составленного в различных программах, в связи с этим излишне задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

В результате время на размножение документации сократилось втрое, повышение эффективности работы и снижение трудоемкости на единицу документации персонала центрального технического архива и бюро размножения технической документации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания контрольного задания были изучены теоретические аспекты методов исследования систем управления, в том числе была рассмотрена общая характеристика метода исследования информационных потоков.

На примере была изучена схема информационных потоков организации, ориентированная на размножение документов предприятия.

Рассмотрены основные стадии исследования:

В подготовительной стадии исследования разработан план-график работ по проведению исследования.

На стадии проведения исследования с целью выявления проблем выяснили недостатки рассматриваемой системы в результате анализа схемы потока,

В исследовательско-проектной стадии разработана скорректированная схема, в которой учтены недостатки предыдущей системы.

На стадии внедрения результатов исследования показаны полученные выгоды от внедрения скорректированной системы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

3. Исследование систем управления: Учеб.пособие /Под.ред. д.э.н. Э.М. Коротокова. М.:ИНФРА-М, 2003.-176с.

4. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.2-е изд. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 527 с.

[1] Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.2-е изд. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 524 с.

[2] Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

Планирование и организация исследования систем управления

Раздел 3 «Организация процесса исследования систем управления»

Лекция 6 «Планирование и организация исследования систем управления»

1. Планирование процесса исследования систем управления

Организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик. Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации, предметом – ее основная проблема.

3. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

Рекомендуемые файлы

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела:

— в теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

Любое исследование начинается с составления его программы. Программа исследований — это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план — как органи­зующий фактор последовательного движения к цели.

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований, содержание проблемы, ее актуальность и важность, парадигма и рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования, обеспечение исследования ресурсами (ничего нельзя сделать, не имея ничего), предполагаемый результат и эффективность исследования.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), веду­щих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

Читайте также  Основы конституционного права США 2

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организацион­ными возможностями и вариантами ее практического решения.

По сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных ре­шениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвра­тов. Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и воз­можности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

Основные этапы исследования системы управления и алгоритм исследования представим на рисунке 3.14.

Основными принципами планирования исследования можно назвать сле­дующие.

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состо­ять из заданий, которые необходимо формулировать предельно кон­кретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.

Рисунок 3.14 – Основные этапы (слева) и алгоритм исследования систем управления

2. Принцип организационной значительности. План должен соответство­вать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование — это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоем­кости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходи­мость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дубли­рование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответст­венных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, по маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификаци­ей исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможнос­тями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

2. Организация процесса исследования систем управления

При сформированной концепции исследования, определенным программе, плане и алгоритме исследования необходимо организовать сбор данных и собственно исследовательские работы, позволяющие подтвердить, либо опровергнуть выдвинутые гипотезы.

Организация исследования — это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение ис­следовательских работ. Организация исследования определяет дифференци­ацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследова­тельских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинация ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования. Технология — это вариант рационального построения процесса иссле­дования.

При разработке первоначального проекта определяется круг лиц — исполнителей исследованных функций. Руководитель исследований согласует с каждым ответственным лицом ту часть исследований, которую ответственный должен выполнить и конкретную осуществляемую им работу.

Работы исполнителей можно подразделить на три вида, в зависимости от решаемых задач:

1. Поисковые работы, результатами которых является формулировка предположений.

2. Работы описательные. Они сводятся к выявлению конкретных фактов в той или иной мере относящихся к проблеме.

3. Экспериментальные работы. Их цель – найти подтверждение или опровержение сформулированных гипотез.

При выполнении исследования СУ, работы осуществляются в последовательности 1 – 2 – 3.

Ответственные лица самостоятельно проводят отбор источников необходимой информации. Источники можно подразделить на два вида:

— источники первичных данных.

— источники вторичных данных.

Отправной точкой исследования служат источники вторичной информации. В этих источниках уже накоплена информация об объекте исследования. Они более доступны и использование их более эффективно. К источникам вторичной информации можно отнести:

– внутренние документы СУ,

– официальные государственные издания,

– периодические издания и книги,

Источниками первичной информации служат процессы, протекающие в самой СУ.

Методы отбора данных из этих источников разделяются на три вида:

1. Наблюдение за процессами или рефлексионные исследования являются инструментом поисковой работы.

2. Экспериментирование, приём воздействия на системные процессы. Необходимо для выявления причинно-следственных связей в процессах.

3. Социологические опросы и тестирование работников СУ. Они необходимы для описания управления в полном объёме.

Перед началом сбора информации протест или предварительные исследования СУ, позволяющие выявить следы чужой информации. В случае их обнаружения можно планировать объём исследования, т.е. их охват и глубину, и составить план последовательности сбора данных.

Сбор данных или полевые исследования являются наиболее дорогостоящими и рискованными в отношении ошибок. Сбор данных сталкивается с тремя основными проблемами:

1. Недостаточность источников информации.

2. Искажение информации со стороны источника.

3. Искажение информации в восприятии исследования.

В целях обеспечения достоверности проводят документирование собранной информации.

Задачей анализа информации является извлечение из большого объёма научных данных наиболее важных сведений и результатов. Для формализации данных формируют обобщающие накопители и ряды динамики.

Неформализованные данные можно напрямую рассмотреть по типическим группам или кластерам.

В процессе анализа выполняют постепенную формализацию всех типов данных, т.к. принятие решений без наличия показателей не может быть эффективным.

Помимо общих показателей анализ определяет зависимости общих величин и др

3 Научная и практическая эффективность исследования

Эффект обычно понимается как результат чего-либо, а нередко его воспринимают как впечатление, произведенное на кого-нибудь; разница между результатом и затратами усилий или ресурсов на их достижение.

Научный эффект исследования — научный результат проведения исследовательских работ, определяемый в виде прибавочных новых знаний.

Практический эффект исследования — результат проведения исследовательских работ, который можно оценить как разность между достигнутым результатом и затратами на его достижение. Одним из видов практического эффекта могут быть социальный, экологический и экономический эффекты [5].

Экономия — разность между нормой (нормативом) или удельным расходом какого-либо ресурса, усилия, элементом затрат или затратами на отдельной стадии жизненного цикла объекта до внедрения организационно-технического мероприятия и тем же показателем после его внедрения за определенный период. Экономия счисляется в натуральном (кг, м, нормочасы, кВт.ч и т.д.) либо денежном выражении. Критерием принятия любого управленческого решения служит экономический эффект.

Экономический эффект — один из критериев принятия управленческого решения, определяемый как разность экономических результатов реализации и затрат на его осуществление за определенный (например, нормативный) срок действия. Результаты могут исчисляться экономией времени, материальных, трудовых, денеж­ных и других ресурсов, уменьшением трудоемкости, повышением уровня качества, увеличением объемов производства и реализации продукции и услуг, ускорением оборачиваемости средств и т.п.

Эффективность исследования — это определение или нахождение та­кого варианта проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху. Но это определение можно дополнить более точным. Эффектив­ность исследования — это одна из его характеристик, которая показыва­ет как соотносятся затраты усилий (или ресурсов) на его проведение и ре­зультат (или степень достижения цели).

Все факторы, определяющие эффективность исследования, можно рас­смотреть в двух группах: факторы исследовательского потенциала управле­ния и принципы его использования.

Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управле­ния, можно представить по трем группам: факторы методологической готов­ности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.

Эффективность исследования в значительной мере зависит от принципов его построения и осуществления. Определим необходимые понятия. Принцип — это правило, которому следуют при осуществлении той или иной деятельности, здесь — исследования:

Планирование и организация процесса систем управления Метод исследования информационных потоков

В отличие от материально-вещественных или энергетических информационные ресурсы (ИР) не обладают признаками или характеристиками, которые можно было бы оценить количественными мерами с использованием общепринятых систем измерений (например, веса, длины, мощности и т.п.).

При синтаксическом анализе информации имеется возможность описания некоторых внешних или формальных характеристик ИР в количественном виде, например: объем сообщения, количество знаков или рисунков, количество информации и т. д. Ряд характеристик можно представить в качественном виде: это свойства носителя информации, форма представления (документ в печатном или электронном виде, знания эксперта, консультанта и т. п.) и др.

Исследование информационных потоков осуществляется, как правило, на основе построения их моделей того или иного рода. Эти потоки называются потоки данных. Как правило, различают следующие подходы исследования и моделирования:

а) Графические (диаграммные):

  • метод организационно-оперативных диаграмм;
  • метод диаграмм потоков данных;
  • метод сетевого моделирования;
  • метод иерархических диаграмм (деревья);
  • метод бизнес-диаграмм;
  • метод опердиаграмм;

б) Аналитические методы:

  • метод реквизитов;
  • метод матричного моделирования;
  • методы анализа матриц смежности графов;
  • методы транспортных сетей;

в) Методы экспертизы.

Вышеперечисленные методы формируются из данных, полученных в результате: наблюдений, анкетирования, опроса, сбора необходимой первичной документации. Ниже мы рассмотрим некоторые из вышеперечисленных методов.

Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом, документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы. Процедуры преобразования элементов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовок столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направление движения информации. Под документом даны краткие пояснения:

  • какие процедуры осуществляются при обработке документа;
  • какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
  • как используется эта информация;
  • какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
  • где можно найти подобные пояснения.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Описание потоков информации процессов управления с помощью графов является одним из наиболее разработанных методов. С его помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации; применение математического аппарата теории графов позволяет оптимизировать работу управления и каналов связи; имеется возможность также представить динамику управления и движения информации, которая ускользает при пользовании другими методами. В настоящее время имеется много примеров использования теории графов в описании данных процессов. Они различаются по характеру описываемых объектов, по видам графов.

Читайте также  Современные тенденции развития организационных структур управления

Исследование информационного потока на основе его сетевой модели. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ (конечное событие) либо будет использоваться в ходе выполнения работ (начальное событие).

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находятся критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определено время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов и т. д.

Метод функционально-операционного анализа предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой органам территориального планирования. Кроме того, он применяется в работе высших функциональных органов планирования и управления, не связанных непосредственно с управлением технологическими процессами.

Существо метода заключается в следующем: выявляются основные функции территориальных плановых (или других управляющих) органов; функции расчленяются на элементы; элементы состоят из операций. Для каждой операции составляется схема, находятся цели, функции и информационные связи; находятся объемы информации, определяется ее характер с помощью составления систем входной и выходной информации в формах документов. Операции планирования объединяются в логическую сеть, на основе которой формируется география потоков объективно необходимой информации.

Порядок разработки модели. Работа по анализу и конструированию информационных систем выполняется в следующей последовательности:

  • разработка научных основ и принципиальной схемы информационной системы;
  • выявление структуры и функций системы;
  • разработка логической схемы моделирования;
  • сбор и анализ алгоритмов и моделей планово-экономических задач;
  • разделение информационной системы на подсистемы, элементы и операции, изучение каждой подсистемы;
  • определение и формализация задач, которые поддаются алгоритмизации, типизации операций;
  • выявление целей, функций и связей каждой операции;
  • составление математических моделей операций;
  • подбор и разработка алгоритмов, их обоснование, выработка рекомендаций по применению;
  • определение объемов и характера информации, построение новой системы документации;
  • разработка алгоритмической схемы обработки информации;
  • построение территориальной информационной системы.

Первая стадия моделирования информационной системы включает в себя определение границ этой системы, формулировку исходных предпосылок и определение характера работы по построению системы. Работы подразделяются на титульные, проблемные, подробные и текущие.

Структура и функции системы выявляются с помощью макромоделей. В случае появления нескольких разнородных функций система считается сложной. Одновременно увязываются операции низшего и верхнего планирования, обеспечивается моделирование основных связей и взаимодействий, возникающих при построении плана.

Следующим этапом является разбиение системы на составные части, подсистемы, элементы, операции. Границы системы задаются исследователем. Подсистема, которую нельзя больше разделить по определенному критерию, рассматривается в качестве компоненты, компонента, в свою очередь, делится на операции, для каждой операции выявляются цели, функции и связи, затем составляется их математическое описание и подбирается метод решения модели.

Задачи, соответствующие определенным операциям, соединяются в группы единой логической схемой. Перечень задач позволяет ориентировочно определить объем информации и способствует эффективной организации процессов моделирования.

Моделирование операции состоит из:

  • определения целевой функции операции и разработки правил отбора решений;
  • построения иерархии элементов операции;
  • определения входа и выхода операции;
  • определения и измерения информационных связей и потоков;
  • составления системы коммуникаций передачи информации;
  • разработки системы документации;
  • алгоритмизации и последующего составления программы;
  • оценки технических средств.

После этого производится расчет ориентировочного объема информации: определяется класс задач, к которому принадлежит операция, строится логическая схема решения, определяются объемы вводимой, выводимой, хранимой информации, количество арифметических и логических операций по обработке информации, длина массивов информации; на основе этого выводится средний объем ожидаемой информации.

Следующим этапом будет подбор моделей и алгоритмов уже известных и меняющихся, а также разработка новых алгоритмов для еще не решавшихся задач. В этом случае привлекаются новые методы, например, эвристические. Средством взаимосвязи операций может служить сетевая модель, определяющая размещение потоков информации и порядок выполнения операций. В результате моделируется весь информационный процесс, выявляются его звенья, конструируются новые необходимые потоки информации.

Следующим этапом является разработка алгоритмической схемы обработки информации, составляются математические программы; производится оценка технических средств. Заключительный этап — имитация информационных систем с помощью вычислительной техники и системы динамических моделей.

Методы экспертизы, как правило, включают в себя весь комплекс мер по изучению информационной системы на соответствие стандартам и высокому уровню информационной безопасности, а также этапы проектирования с возможностью последующей модернизации.

Требования к организации комплексной экспертизы предполагают подход, включающий экспертизу технико-технологических и дизайн-эргономических аспектов создания и использования информационных ресурсов. В ходе технико-технологической экспертизы выявляются:

  • возможность нормального функционирования средства в требуемых средах, в сетевом режиме, в сочетании с другими информационными ресурсами;
  • корректность использования современных средств мультимедиа и телекоммуникационных технологий;
  • надежность, устойчивость в работоспособности, устойчивость к дефектам;
  • наличие и качество защиты от несанкционированных действий;
  • простота, надежность и полнота инсталляции и деинсталляции;
  • достаточность технического комплекта, сопровождающего средство (наличие необходимых системных программ, шрифтов и пр.);
  • дружественность работы инсталлятора (если наличие инсталлятора предусмотрено);
  • работоспособность всех заявленных функций и возможностей;
  • наличие подсистем диагностики, предупреждений, продолжения работы при восстановлении работоспособности системы;
  • корректность функционирования информационной системы одновременно с другими средствами;
  • скорость отклика на запросы пользователей.

Очевидно, что использование современных информационных технологий и решений все больше определяет успех развития информационных систем. Для достижения поставленных целей возможности информационных систем должны удовлетворять информационные потребности персонала и пользо­вателей. Информационная поддержка процессов требует создания определенной информационной инфраструктуры, а эффективность такой поддержки связана с качеством информационной системы. Информационная инфраструктура создается в процессе реализации ИТ-проекта и требует серьезных затрат, с затратами связано и ее сопровождение. Для оценки эффективности ИТ-проекта на разных стадиях его реализации используют разные инструменты и методики. Учитывая постоянный рост расходов на ИТ, необходимо тщательно контролировать как их величину, так и получаемые в результате реализации выгоды. Это необходимо делать для определения реальной ценности ИТ-проекта. Эффективность ИТ-проекта характеризуется системой показателей, количественные оценки которых могут быть получены с использованием различных методик, но делать это следует с учетом конкретных условий и особенностей моделируемых систем.

Автор: Богдан Шкляревский, главный специалист Центра обеспечения информационной безопасности

5.3. Методы исследования информационных потоков

В настоящее время существуют разнообразные методы исследования информационных потоков, которые различаются по целям, назначению и глубине исследования.

1. Метод построения сетевой модели организационного проекта. Осуществляется построение сетевой модели для решения комплексной задачи управления. «События» трактуются как выработка определенных документов, а «работы» — как логические, вычислительные или иные операции, осуществляемые управленцами. «Событиям» приписывается календарная дата, «работам» — длительность, трудоемкость, расход ресурсов и т.д. Данный метод используется для описания процесса управления и описания потоков информации, выявлять узкие места» при осуществлении функций управления. Позволяет разделить круг задач выработки решений и задач обработки данных. Недостатком метода является невозможность получить сведения о смысловом содержании передаваемых сообщений.

2. Метод матричного моделирования процессов обработки данных предполагает сбор всей документации, циркулирующей в организации в течение года, дополнению ее недокументированными сведениями и анализу полученной информации с помощью матричных моделей. По строкам и столбца матрицы записываются документы и показатели, а на их пересечении указываются их взаимосвязи. Такого рода матрицы могут строиться для каждого подразделения организации. Сильной стороной метода является возможность быстро выявить и устранить дублирование показателей. В то же время, метод не позволяет оценить частоту использования и полезность показателей, получить детальную постановку задач с целью их алгоритмизации, а также получить данные о последовательности решения этих задач и динамике потоков информации.

3. Графоаналитический метод сводится к построению графической схемы, в которой указываются структурные элементы информационного потока, а также руководители разного уровня и персонал, осуществляющий сбор и обработку данных. Для формализованного описания структурных элементов информационного потока разрабатывается специальный информационный язык. Выявляются дублирующие потоки, потребность в информации различных уровней управления. Имеется возможность отражения динамических характеристик управленческих процессов. Важным недостатком метода является сложность и необходимость высокой квалификации исследователей.

4. Модульный метод позволяет осуществить детальный анализ определенного, заранее выявленного с помощью других методов информационного потока. По каждому сообщению составляется типовая карточка, в которой отмечаются с помощью простых символов все производимые над ним операции на маршруте движения. Этим методом можно обработать значительные объемы сведений, получить количественные данные по каждой операции обработки данных, выявить дублирование, определить по каждому каналу пропускную способность и требуемые вычислительные мощности.

5. Метод последовательного анализа задач управления подразумевает, что по выбранной функции управления осуществляется ознакомление с работой отдельных сотрудников, разрабатывается постановка частных задач управления. Перечень условий в постановках задач дает материал для классификации показателей, на основе сведений об операторах строится схема движения информации. Метод используется для выявления «коротких» потоков информации в процессах оперативного управления производством, перевозками, торговыми операциями, когда оператор решает задачу управления на основе ограниченного объема оперативных сообщений, причем ответственные и быстрые решения принимаются непосредственно на рабочих местах без передачи сведений вышестоящему руководству.

6. Алгоритмический метод предполагает описание операций управления на специальном алгоритмическом языке и последующее применение программ автоматического анализа. Важным недостатком метода является большая трудоемкость точного описания операций управления на алгоритмическом языке и необходимость выполнения работы высококвалифицированными специалистами. Условием применимости метода является наличие описания и результатов анализа информационного потока, сделанного с помощью других методов.

7. Метод описания потоков информации с помощью графов типа «дерево» сводится к выявлению решающих показателей, выражающих командную информацию, которую орган управления передает в нижестоящие инстанции. Каждый показатель такого рода принимается за вершину дерева и для него выявляются те показатели, на основе которых он строится. Строится обобщенный граф, который представляет собой схему движения потоков информации. Метод применим, когда существуют решающие показатели, т.е. процесс управления носит укрупненный характер.

8. Метод анализа норм выработки решений используется для выявления той информации, которая не содержится ни в каких текущих документах. Ведется поиск и систематизация всех действующих правовых норм, которые явно и неявно учитываются в выработке решений. Анализу подвергаются как административные акты (положения, приказы и т.д.), так и правила, нигде не зафиксированные и усваиваемые с опытом работы. Такого рода правила выявляются на основе систематически выносимых решений.

Читайте также  Источники гражданского процессуального права

4.7. Методы исследования информационных потоков

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки составляется примерный перечень вопросов:

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей до­кументов;

• указание, кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесооб­разно получить максимум сведений о функциях, осуществляемых каждым подразделением органа управления, чтобы составить соответствующую документацию. В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помо­гут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделе­ниями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие производствен­но-хозяйственную деятельность и управленческие работы, а так­же связанные с ними процессы формирования показателей и документов, маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляю­щей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет по­казателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки.

Далее уточняются маршруты движения документов по под­разделениям органа управления, начиная с момента их форми­рования до передачи на хранение или выхода за пределы управ­ляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов при­меняются различные методы.

При анализе с помощью метода инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в си­лу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регуляр­но повторяющихся документов чаще используется метод типи­ческих групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков инфор­мации с помощью графического метода, который используется для описания потоков информации (главным образом докумен- топотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выяв­ления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры пре­образования моментов потока (обработки документов) записы­ваются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система ко­ординат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной органи­зации, в заголовках строк — наименования моментов или про­межутков времени. Шкала может быть равномерной или нерав­номерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямо­угольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в доку­менте и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы потока документов позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объеди­няются или расчленяются. В результате можно определить:

• объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации;

• излишний контроль за работой или полное отсутствие кон­троля;

• применение различных документов вместо одного, состав­ленного в нескольких экземплярах;

• излишне длительное хранение документов;

• неоправданные задержки в обработке документов;

• излишние передачи документов, вызванные плохим рас­пределением обязанностей между различными подразде­лениями.

Графический метод является простым, наглядным, универ­сальным и экономичным методом описания потоков информа­ции на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в дета­лях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

При исследовании информационных потоков можно по­строить информационную модель, позволяющую символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками кон­кретного подразделения, подразделениями предприятия и внеш­ней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она наглядно характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управ­ленческой деятельности, а также последовательность управлен­ческих работ в системе управления.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Методы исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления преду­смотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого ис­следования является изучение и формализация инфор­мационных процессов. Исследования проводятся по за­ранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последова­тельности необходимо выполнить. Приведем пример та­кой программы.

При изучении форм документации, техники их за­полнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

• количество одновременно выписываемых экзем­пляров;

• наименование обязательных реквизитов и показа­телей документов;

• кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесооб­разно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документирован­ные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними про­цессы формирования показателей и документов и мар­шруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирова­ния документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательно­сти их обработки. Формирование документов произво­дится на основе определенных правил подбора источни­ков исходных показателей, самих данных и последова­тельности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентариза­ции и метод типических групп. При методе инвентари­зации собираются сведения о всех документах. Он по­зволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоем­кости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто ис­пользуется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип од­нородных документов.

Наиболее распространенным является анализ пото­ков информации с помощью графического метода. Гра­фический метод используется для описания потоков ин­формации (главным образом документопотоков) неболь­шой размерности на макроуровне, для выявления об­щей структуры и функций системы управления, а так­же для совершенствования существующих потоков ин­формации.

Основные элементы потока — документы. Отноше­ние между ними изображаются в виде графической схе­мы. Процедуры преобразования моментов потока (обра­ботки документов) записываются в виде кратких пояс­нений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наиме­нования структурных подразделений конкретной органи­зации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равно­мерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;

• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

• как используется эта информация;

• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное от­сутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправдан­ные задержки в обработке документов, а также и излиш­ние передачи документов, вызванные плохим распределе­нием обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания по­токов информации на макроуровне. Однако при увели­чении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анали­за, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно исполь­зовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро­уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих реше­ний, а также информационные взаимосвязи между со­трудниками конкретного подразделения, подразделения­ми предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели за­ключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также после­довательность управленческих работ в системе управления.

Краткие выводы

1. Эффективность исследования систем управления определяется выбранными методами исследования.

2. Всю совокупность методов исследования можно структуризовать на методы, основанные на исполь­зовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексированных методах и методах исследования ин­формационных потоков.

3. Методы, основанные на использовании знаний и ин­туиции специалистов включают методы типа «моз­говой атаки», методы типа «сценариев», методы экс­пертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «де­ловой игры», морфологический подход.

4. Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семио­тические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

Контрольные вопросы

1. Дайте классификацию методов исследования систем управления.

2. Раскройте состав экспертных методов исследования.

3. Приведите состав методов формализованного пред­ставления систем. В чем их особенности?

4. В чем особенности исследования информационных потоков?

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: