Экспертиза ценности документов 5 - ABCD42.RU

Экспертиза ценности документов 5

Памятка по организации и проведению экспертизы ценности и уничтожения документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. При проведении экспертизы ценности документов производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности проводится только на основании утвержденной номенклатуры дел за соответствующие годы. При отсутствии номенклатуры дел в организации отбор документов на хранение и уничтожении производится на основании типового (или ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения.

Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел для уничтожения и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии» т.п.

Документы, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, не подлежат уничтожению.

По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

С целью гарантированного сохранения документов акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления всех видов указанных описей и их согласования и утверждения на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временным сроком хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

В 2006 году подлежат уничтожению документы:

-со сроком хранения 1 год – 2004 г.;

-со сроком хранения 3 года – 2002 г.;

-со сроком хранения 5 лет – 2000 г.;

-со сроком хранения 10 лет – 1995 г.;

-со сроком хранения 15 лет – 1990 г.;

-со сроком хранения 25 лет – 1980 г.;

-со сроком хранения 50 лет – 1955 г.

2. Составление акта на уничтожение документов

Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляет ответственный за архив организации.

В акте на уничтожение документов указывается, что документы уничтожаются на основании номенклатуры дел за соответствующие годы. Далее в табличной форме заполняются следующие графы:

-в графе № 1 – номер по порядку;

-в графе № 2 – заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

-в графе № 3 – крайние даты дел, например 1999-2000 или 2000 г.;

-в графе № 4 – год номенклатуры;

-в графе № 5 – индекс дела по номенклатуре дел;

-в графе № 6 – общее количество томов одного вида документов, например 1 или 5;

-в графе № 7 – срок хранения и номер статьи по типовому перечню, например ДМН ст. 1б или 5 лет ст. 44;

-в графе № 8 – указываются особенности формирования дела или включения данного дела в акт.

Затем оформляется итоговая запись об общем количестве дел, внесенных в акт. Далее указывается, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

Акт подписывает лицо, ответственное за архив.

Акт согласовывается с экспертной комиссией организации.

Уничтожение дел проводится централизованно ответственным за архив. Не допускается уничтожение документов в структурных подразделениях организации.

Транспортировка и уничтожение дел проходит под наблюдением ответственного за архив организации. Организация, уничтожившая документы, обязана сделать отметку в акте о дате и способе уничтожении документа. Акт о выделении к уничтожению документов должен храниться в деле фонда. Номер акту присваивается по порядку номеров данного вида актов.

Приложение 1

Название организации УТВЕРЖДАЮ

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании номенклатуры дел ______________________________________________

за ___________ годы и перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Читайте также  Понятие исковой давности

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза — один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев . (Рисунок 8.3).

Р и с у н о к 8.3 — Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:

1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;

2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;

3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;

5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)

6. Ведомственные перечни.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

· в делопроизводстве организации (учреждения);

· в ведомственном архиве;

· в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

· при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

· при направлении документа в дело ( исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу );

· при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

· при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

· принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);

· принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

· принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).

На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

· повторяемость информации в других документах;

· целевое назначение документов;

· вид и разновидность документов.

К критериям внешних особенностей документов:

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);

· наличие резолюций, пометок;

· особенности передачи текста;

· особенности материальной основы документа;

· особенности физического состояния документа.

Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:

· документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;

· документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);

· документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.

ЦЭК и ЭК — постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:

· организация ежегодного отбора документов для хранения;

· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;

· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

· методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Читайте также  Операции с векселями

ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

· об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

· об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

· об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

· об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Экспертиза ценности документов 5

ИСТОРИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Борисова И.С.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru

Основы методики экспертизы ценности документов начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в [1, с.78].

В России экспертиза ценности документов начала широко проводиться в первой половине XIX в., в связи с переполнением исторических и ведомственных архивов «ненужными бумагами». «Разборка решенных дел» привела к уничтожению значительного комплекса документов [4, с.87].

В 1873 г. при Министерстве народного просвещения была образована Временная Комиссия об устройстве архивов. Комиссия резко выступала против уничтожения документов и еще раз подтвердила тезис о том, что дублетные источники следует передавать в библиотеки. Период XIX — начала XX вв. характеризовался появлением таких «титанов» архивной науки как Д.Я. Самоквасов и Н.В. Калачов, которые предложили проекты архивных реформ. Их цель состояла не только в централизации архивного дела, но и в объединении всех архивных документальных комплексов страны в Единый Государственный Архивный Фонд [5, с. 28].

В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Н.В. Калачов впервые в отечественном архивоведении сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических[5, с. 28].

Вопросы экспертизы ценности привлекали пристальное внимание Временной комиссии об устройстве архивов, созданной в 1873 г. Комиссия признала обоснованным распределение дел на три разряда (постоянного хранения, временного хранения и подлежащих уничтожению). Временная комиссия и сам Н.В. Калачов резко выступали против хищнического уничтожения материалов. Определенное значение для практики имел тезис Н.В. Калачова о том, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 гг. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами [5, с. 28-29].

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов ведут начало с 1920-х годов. Первыми декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение «для изучения каждой жизни в ее проявлениях [3, с.6]

В 1920-1930 годы XX века в России сформировались экспертные органы: экспертные и экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) для определения ценности документов [4, с. 87].

Архивоведение 1920-х гг. XX в. не располагало аппаратом оценки научного значения документов, не существовало теории экспертизы, не употреблялся термин «экспертиза ценности документов». Разработка такого аппарата в достаточно полном виде осуществлена во второй половине 30-х гг. XX в., что свидетельствовало о начале формирования архивоведческой теории экспертизы. Дальнейшее развитие теории экспертизы было связано с использованием достижений источниковедения (в форме источниковедческого подхода) и теории информации (в форме информационного подхода) [6, с.15].

В последующий период продолжались поиски рациональных приемов и способов оценки и отбора на государственное хранение. Нормативно-методические документы 1940 – 1950-х гг. определяли основную задачу экспертизы ценности документов как отбор документов на хранение и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение [3, с. 6-7].

В конце 1950-х гг. была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи с чем было принято решение о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен. Архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на государственное хранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования [3, с. 7].

Было выделено два основных вопроса: о научно-исторической ценности документов низовых учреждении и целесообразности их приема в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение. ЭПК перешли к рассмотрению описей на документы постоянного хранения. Учреждениям было предоставлено право самостоятельного уничтожения документов с временными сроками хранения. Был уточнен круг учреждений, передающих документы на государственное хранение, установлен долговременный срок хранения документов по личному составу [3, с. 7].

Значительным достижением в развитии экспертизы ценности документов явились подготовка и издание в 1943 г. «Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных ко­миссариатов и других учреждений, организаций и предприятий, с указа­нием сроков хранения материалов» и корректировка на его основе ве­домственных перечней [6, с. 8].

Утвержденные в 1957 г. «Правила работы архивов учреждений, орга­низаций и предприятий» основную задачу экспертизы ценности документов определили как отбор документов на хранение и на уничтожение. «Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах», утвержденные в 1957 г., фактически заново осветили ряд вопросов, имеющих принципиальное значение не только для работы государственных архивов, но и для теории и методики экспертизы в целом. В Правилах было дано понимание экспертизы как определения научного, политического и практического значения документальных материалов и отбор их для хранения или уничтожения, проводимые на основе принципов и критериев. Перечень типовых документов, изданный в 1957 г., учел опыт разработки и применения многочисленных ведомственных перечней документов и значительно превосходил по объему Перечень 1943 г. В нем появились новые разделы (вопросы производства, просвещения, образования и т.д.) и подразделы; уточнены формулировки и сроки хранения многих статей; даны развернутые указания по его применению [6, с. 8-9].

В 1970-1990-е годы XX в. ВНИИДАД при участии архивных учреждений подготовлены: «Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение» (М., 1976); «Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу» (М., 1976); «Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах» (М., 1988); «Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема: методические рекомендации» (М., 1990); «Отбор на государственное хранение предложений, заявлений, жалоб граждан: методические рекомендации» (М., 1991); «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: методические рекомендации» (М., 1993). Перечисленные пособия содержат общие подходы, методы, приемы оценки и отбора на госхранение соответствующих видов документов [6, с. 164].

Положение о ГАФ СССР от 04 апреля 1980 г. определило, что документы ГАФ подлежат постоянному хранению. Виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в ГАФ, и категории таких документов определяются Главархивом.

В последующие годы было проведено исследование повторения дублетной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов [3, с. 7-8].

В настоящее время идут поиски наиболее оптимальных форм и методов отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу, включая возможности использования выборочных методов отбора. Мнение о целесообразности постоянного хранения всех личных дел высказывается рядом архивистов. Отбор на государственное хранение документов по личному составу нуждается в дальнейшем исследовании как часть проблемы отбора массовых документов. Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает: выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения документов внутри взаимосвязанного комплекса архивных фондов; восполнение состава документов взаимосвязанных фондов. Целевая комплексная экспертиза документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора документов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе [6, с. 166-167].

Читайте также  Сельскохозяйственное страхование и его виды

Список использованных источников:

1. Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для начального профессионального образования / Е.В.Алексеева. — 6-е изд. — М.: Академия. 2007. — 236 с.

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство / Н.М.Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 c.

3. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие / Е.В. Булюлина; ВолГу, Фак. филологии и журналистики, Каф. документной лингвистики и документоведения. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2008. — 92 с.

4. Глушкова Л.В. Документоведение: учеб. пособие с образцами документов / Л.В.Глушкова. — Томск.: Томская духовная семинария, 2002. — 109 с.

5. Документационное обеспечение в системе управления: мат-лы V Всероссийской научно-практической конференции с международным участием (г.Нижневартовск, 25 февраля 2011 года) / отв. ред. В.В.Степанова, Т.В.Судник. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гуманит. ун-та, 2011. — 182 с.

6. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. — М., 2007. — 224 с.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов

Согласно действующему законодательству РФ и нормативным актам, установлен чёткий порядок создания, регистрации, учёта, хранения документов, а также уничтожения документов и передачи документов в Федеральный архив. Хранение документов в организации обеспечить самостоятельно сложно. Компании нужно знать досконально все типы своих документов, для этого минимум каждые 5 лет нужно обновлять номенклатуру дел организации. Когда типы документов определены, устанавливаются сроки хранения для каждого типа документа. Сроки хранения базовых учётных документов организации указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В перечне присутствует указание сроков хранения для стандартных документов обществ с ограниченной ответственностью, однако, например, для документов организаций, занятых в медицинской деятельности существуют отдельные указания к срокам хранения части документов, то же самое касается и акционерных обществ, компаний, обладающих документами, входящими в архивных фонд РФ и ряда других компаний и документов. Для того, чтобы систематизировать скопившиеся документы организации по типам, сформировать дела, проверить: все ли нужные документы о деятельности организации присутствуют в компании, установить сроки хранения документов, составить опись документов осуществляется архивная обработка документов.

Архивная обработка документов включает в себя множество архивных работ, в том числе экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности проводится для того, чтобы точно определить составляющую документа, его ценность, и установить что нужно делать с этими документами: хранить документ в профессиональном архиве, передать документ на постоянное хранение в государственный архив или конфиденциально уничтожить. Эту сложную и трудоемкую процедуру должен выполнять только профессиональный архивист. Архивисты ОСГ – профессионалы, обладающие многолетним опытом архивной обработки документов различного типа компаний из всех индустрий бизнеса. Услуги по архивной обработке документов заказывают у ОСГ как гиганты российского и международного бизнеса, так и малые и средние организации. Закажите и вы услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. Работая с ОСГ, вы соблюдаете архивное законодательство Российской Федерации, защищаете себя и свой бизнес от наказаний со стороны закона. Сделать запрос стоимости экспертизы ценности документов

Ответственность за учёт и хранение документов

Ответственность за неправильный учёт, хранение или уничтожение документов несёт лично руководитель организации, а также главных бухгалтер – в случаях, когда неправильный учёт и хранение документов отражается на финансовых показателях организации, несвоевременной отчётности в налоговые органы, приводит к занижение налоговой базы и так далее. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона №125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Руководитель организации несёт ответственность за наличие всех бумажных документов в организации, обязан сохранить документы в течение всего установленного срока хранения и имеет право уничтожить документы конфиденциально после окончания срока хранения документа. Уничтожать документы можно только после выделения дел к уничтожению, на основании акта об уничтожении документов, который руководитель подписывает, согласовывая их уничтожение.

Статья 120, главы 16 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает, что отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта – является грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и влечёт взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей за первое нарушение и 30 тысяч рублей за каждое нарушение после первого. В среднем первичные документы должны храниться в организации 4 года. В случае проверки, отсутствие первичных учётных документов даже за короткий период деятельности, может привести к штрафам, сумма которых составляет сотни тысяч рублей. И это при условии, если нарушение не привело к занижению налоговой базы.

Организации, согласно статье 13.25 Административного кодекса при нарушении обязанностей по хранению документов обязаны будут уплатить штраф от 200 000 тысяч рублей. Должностные лица также уплачивают штраф ( ст15.11 КоАП РФ ).

Чтобы избежать вышеперечисленных и других наказаний, сохранить деньги организации и защитить руководителей и сотрудников от административной, налоговой или даже уголовной ответственности, важно иметь документы бухгалтерского, кадрового учёта в полном объёме, как и другие документы о деятельности организации, в течение всего установленного срока хранения. Проверить комплектность всех документов можно проведя экспертизу ценности всех документов организации. В результате экспертизы ценности вы точно знаете какие документы отсутствуют и принимаете управленческое решение, основываясь на результате экспертизы ценности документов. Экспертизу ценности документов должны проводить только профессиональные и опытные архивисты. В ОСГ работают профессионалы архивного дела. Экспертизу ценности документов мы проводим для организаций любого объёма, в любых масштабах.

Экспертиза ценности документов проводится архивистами всегда при выделении дел к уничтожению и при передаче документов в государственный архив. Экспертиза ценности документов обязательна для ликвидирующихся компаний, так как компания передаёт документы длительного и постоянного срока хранения в государственный архив, в том числе и документы кадрового учёта, на основании которых сотрудникам организации начисляется пенсия. Приказы, расчётные ведомости, карточки Т2 обязательно должны быть сформированы и подшиты в дела сотрудников.

Также экспертиза ценности документов – лучшее решение для приёма дел организации при смене руководителя. Заступающий на должность руководитель организации принимает документы по акту. Поставив свою роспись на акте новый руководитель несёт полную ответственность за наличие, а также правильные учёт и хранение документов, сформированных до его вступления на должность. Работайте, соблюдая закон – заказывайте услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. В 1998 году мы начали свою деятельность по хранению и управлению документов, и сегодня ОСГ обладает самым большим опытом предоставления архивных услуг в России и странах СНГ. Экспертизу своих документов доверяйте только ОСГ, так как мы обладаем знаниями и наибольшим опытом оказания архивных услуг компаниям из различных индустрий бизнеса. После экспертизы ценностей освободите себя от сложностей обеспечения сохранности всех документов – передайте документы на хранение в Архивы ОСГ. В профессиональных Архивах мы надежно, безопасно, конфиденциально сохраним документы на протяжении всего срока хранения по закону и больше – если вы этого пожелаете.

Результат экспертизы ценности документов вы получите сразу и в виде сохранения денег своей компании, так как часть документов будет выделена к уничтожению, и расходы на хранение и обслуживание таких документов прекратятся. Соблюдение архивного, административного, налогового законодательства, чистая репутация, отсутствие штрафов, сохранение денег, личная безопасность руководителя организации и должностных лиц, гарантию сохранности документов вы получаете, заказав услугу экспертизы ценности документов в ОСГ.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: