Особенности и принципы системы Канбан - ABCD42.RU

Особенности и принципы системы Канбан

Что такое система Канбан? 4 Главных принципа системы Канбан + инструкция по внедрению системы Канбан

  • 02.03.2021 5 минут на чтение Будь первым кто оставит комментарий

О системе Канбан мы поговорили с кандидатом экономических наук Олегом Качмашевым.

В статье расскажем:

  1. Что такое система управления Канбан и в чём её суть?
  2. Принципы системы Канбан
  3. Преимущества и недостатки системы Канбан
  4. Организация и внедрение системы Канбан
  5. Чек-лист «Приложения для Канбан»

Что такое система управления Канбан и в чём её суть?

Понятие «канбан» образуется из двух японских слов: «kan» — видимый и «ban» — карточка, доска. Поэтому дословно «канбан» — это карточки на доске.

Давайте с вами перенесёмся на 60 лет назад. Именно тогда на заводах Toyota и появилась система Канбан. Японцы обнаружили, что карточки с задачами позволяют легко контролировать работу мастеров сборочных линий.

Итоги не заставили себя долго ждать. Листочки с информацией сделали производство точным как часы, и в 1960-х Toyota составила конкуренцию американским автопроизводителям на их же рынке.

Каким образом японские управленцы сократили расходы на сборку и сделали автомобили качественными и доступными? Всё дело в способе организации рабочего процесса.

Канбан позволяет визуализировать задачи и выстроить их в порядке выполнения. Упрощенно доска Канбана выглядит так:

Колонки — это этапы работы, карточки — конкретные задачи. Управленцы пишут карточки с заданиями, исполнители передвигают их по доске.

Метод работы может показаться вам излишне простым. Но не спешите делать выводы. Благодаря Канбан менеджеры находят недостатки в рабочих процессах и быстро исправляют их.

Сегодня Канбан относят к методологиям разработки семейства Agile, которые используются повсеместно: от IT-стартапов и микро-бизнесов до крупных коммерческих и государственных структур.

В Zara Канбан помогает производить одежду только в том объёме, который требуется. Spotify использует Канбан, чтобы не запутаться в организации команд. В Pixar применяют Канбан доску для того, чтобы «провести» первоначальную идею до анимационного продукта и придать форму творческим процессам.

Принципы системы Канбан

Философия Канбана была сформирована ещё в 1960-х. Ее положения — это не только создание досок и карточек с задачами. Давайте разберёмся с принципами системы Канбан, которые помогут вам не только в бизнесе, но и в повседневной жизни.

1. Специализация и визуализация этапов.

В основе принципа — идея дробления деятельности на части. В результате Канбан быстро поможет понять: на каком этапе находится продукт, кто занимается им в данный момент, и сколько стадий ему предстоит пройти.

Например, любой продукт IT-сферы проходит следующие этапы:

2. Ограничения по этапам.

В процессе работы вы сталкиваетесь с ограничениями. Бариста не может разливать кофе сразу в три чашки, если кофемашина рассчитана на две. Суть принципа в том, чтобы определить максимальное количество задач на одном этапе и не допускать перегрузки.

Например, у отдела маркетинга есть лимит на проведение исследований — изучать поведение не более трёх сегментов рынка. Завал маркетологов новыми запросами замедлит процесс и остановит движение задач по доске.

3. Фокус на потоке.

Принцип требует акцента на движении задач по доске. Канбан поможет следить, чтобы не было «узких мест» — остановок процесса. Вы сразу увидите, если один из этапов «просядет» и быстро исправите ситуацию.

4. Постоянное улучшение.

Остановиться на применении досок и карточек в компании — ещё не Канбан. Сфокусируйтесь на деталях процессов: может быть есть возможность автоматизировать закупки сырья или придумать новый метод оценки клиентов?

Преимущества и недостатки системы Канбан

Две трети случаев применения Канбана приходятся на IT-индустрию, но система актуальна и в производственных компаниях, строительстве, закупках и в управлении персоналом.

4 преимущества системы Канбан:

1. Гибкость.

Система Канбан подойдёт и для найма персонала, и для промышленного предприятия. Вы сможете легко внедрить Канбан в любое производство и даже выстроить с помощью системы свой распорядок дня.

2. Согласованность.

Канбан не позволяет принимать спорных решений. Система создает сотрудникам условия, в которых нет неопределенности. Разработчик всегда знает, что кодить. С системой Канбан, ему не нужно задумываться, какие задачи выполнять здесь и сейчас.

3. Быстрота.

Канбан — это система, которая хочет сделать каждый этап процесса максимально полезным: последовательность задач создается так, чтобы ни один этап не оставался без действия.

Тянуть соискателей на вакантное место в компании по одному куда дольше, чем заняться параллельным отбором. Так вы сократите время создания продукта.

4. Наглядность и прозрачность.

Доска Канбан — чёткая картина того, чем занимается компания. Канбан облегчает жизнь всем: и новичкам, и управленцам. Доска и карточки показывают что, кем и в какой очередности производится.

Новичкам в компании, которая работает по системе Канбан, проще адаптироваться. Они сразу понимают какое место занимают в общем процессе и с кем взаимодействовать в ходе выполнения задач.

2 недостатка системы Канбан:

1. Требует постоянного обновления.

Канбан не работает, если информация неактуальна. Выполненная задача обязательно получает новый статус и передвигается в следующий этап на доске.

2. Коммуникация.

Подробное описание задач в карточке не предполагает дополнительного канала связи с руководством. Если задача прописана недостаточно точно, исполнитель не поймёт, как её выполнить. Это замедлит процесс или испортит конечный продукт.

Чтобы не допустить такой ошибки, отнеситесь серьёзно к заполнению карточки с заданием. Визуализируйте, стройте алгоритм и консультируйтесь с ответственными за этап.

Организация и внедрение системы Канбан

Если вы решили попробовать организовать доску Канбан в бизнесе или для собственных задач, следуйте плану:

1. Составьте схему рабочего процесса.

Постарайтесь сделать разбивку по этапам детальной. Не упускайте даже незначительные на первый взгляд стадии. В большинстве случаев в «узких местах» — этапах с ограничениями — скрываются главные проблемы компании.

2. Внесите лимиты.

Ограничьте каждый этап количеством задач, которые могут находиться в разработке одновременно без создания конфликтов. Их число зависит от сложности этапа и количества исполнителей. Баланс часто находится методом проб и ошибок.

3. Наладьте порядок внутри этапов.

Определитесь с приоритетностью задач внутри одного этапа. Первыми можно решать задачи с самыми короткими дедлайнами или выполнять проекты для ценных заказчиков. А напоследок оставляйте задачи, которые не требуют срочности.

Правильно определять приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра. Используйте лаконичный в своем исполнении инструмент на сайте https://app.eisenhower.me/ или поищите шаблоны матрицы в поисковике.

4. Контролируйте.

Для анализа эффективности лучше всего подобрать метрики, которые отвечают требованиям вашего бизнеса. Но не забудьте про базовые показатели: время прохождения задачи по доске и пропускная способность этапов (сколько задач могут пройти этап за единицу времени).

5. Обновляйте.

Следуйте четвертому принципу Канбана и всегда улучшайте показатели процессов.

Чтобы Канбан работал безотказно, помимо отладки этапов на доске компании, уделите внимание карточкам с задачами. Они должны быть информативными и интуитивно понятными.

Мы подготовили для вас 3 правила организации системы карточек:

Количество времени, которое необходимо для выполнения задачи, зависит от специфики работы.

Например, Agile-коуч Макс Рекопф считает оптимальным для выполнения задачи — один рабочий день или 6-8 часов.

Канбан методология доказала свою эффективность на предприятиях разного профиля: от маркетинга и HR, до строительства, IT и сервисных служб.

Чтобы система работала, важно соблюдать все принципы методологии. Правильной организации инструментов семейства Agile и Канбан учат на курсах.

Программы обычно состоят из 5 и более занятий. Стоимость курсов Agile варьируется от 2 000 рублей за индивидуальный курс и от 50 000 за обучение гибкому управлению целого коллектива.

Выбирайте школу или преподавателя, в программу которых включены реальные кейсы. Обратите внимание на дату создания курса: методы управления развиваются из года в год.

Обучение Канбан и Agile доступно в офлайн и онлайн форматах. Дистанционное обучение ничем не хуже традиционного, если исправно работает канал обратной связи с преподавателем.

По итогам курса вы научитесь проводить аудит рабочих процессов компании, сможете внедрить Канбан и собрать команду, способную работать по такой модели.

Система Канбан — это современный, эффективный и интересный способ организации работы. Его универсальность доказали крупные производители — адепты бережливого производства и мелкие фирмы, которым удалось построить бизнес с применением доски и карточек. Теперь Канбан стал решением, которое доступно и вам.

Чек-лист «Приложения для Канбан»

Мы подготовили для вас чек-лист с приложениями, которые помогут внедрить систему Канбан.

Расскажите в комментариях, пробовали ли вы использовать систему Канбан в работе? Сделайте репост, чтобы не забыть важные советы и быстрее выйти на новый уровень!

Что такое канбан: принципы и преимущества

Узнайте, как внедрить этот инструмент в ваш проект

  1. Главная
  2. Поддержка
  3. Глоссарий
  4. Канбан

Канбан ― это система постановки задач и организации рабочих процессов для эффективного достижения поставленных целей. Данная методология предполагает прозрачность продвижения работы и является одним из подходов Agile.

В этом видео вы узнаете, на чем основан канбан, как с ним работать и почему важно фиксировать все задачи, а также этапы выполняемого процесса.

Содержание

Принципы методологии канбан

Канбан помогает отслеживать процесс выполнения поставленных задач и распределять нагрузку между сотрудниками. Этот метод позволяет эффективно управлять работой команды и следить за сроками ее выполнения. Визуализация всех этапов позволяет каждому сотруднику быть в курсе продвижения процессов. Ознакомьтесь с основными принципами методологии канбан.

  • Визуализация процессов. Важно, чтобы все поставленные задачи были добавлены в план. Их статус нужно обновлять по мере завершения каждого пройденного этапа. Такой подход позволяет шаг за шагом продвигаться вперед, следить за прогрессом и видеть задачи, решение которых требует большего времени и помощи.
  • Группировка задач. Это делают на основании статусов. Самый простой способ — разделить задачи на три колонки: «Надо выполнить», ‎‎«Выполняется», «‎Выполнена». Такой подход предполагает перемещение поставленной задачи с одного этапа на другой и визуализирует рабочий процесс.
  • Внимание к незавершенным задачам. Если задачи подвисают на каком-то этапе, следует разобраться в причинах, распределить ресурсы в случае необходимости или оказать нужную поддержку, чтобы завершить работу.
  • Постоянное совершенствование. Контроль за соблюдением сроков выполнения задач и их перемещением с одного уровня на другой в системе канбан помогает видеть слабые места в процессах. Поэтому вы можете четко определить, где нужно уделить больше времени работе, где меньше, а в каких ситуациях стоит скорректировать нагрузку.

Посмотрите, как выглядит система канбан, реализованная на виртуальной доске. Обратите внимание, что все задачи распределены между несколькими колонками, которые и показывают, на каком этапе они находятся.

А вот обычная канбан-доска со стикерами. Это пример визуализации рабочих процессов редакторов Pyrus.

Методология канбан подразумевает гибкий подход к организации работы, что позволяет легко добавлять новые задачи, изменять их приоритетность, увеличивать или сокращать сроки выполнения. Однако, несмотря на все явные преимущества такого подхода управления, у него все же есть и недостатки, о которых стоит знать. В следующем разделе вы узнаете о плюсах и минусах метода канбан.

Преимущества и недостатки системы канбан

У методологии канбан нет жестких правил или ограничений. Поэтому ее используют в самых разных сферах. Метод канбан применяют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы и даже блоггеры. Этот подход также можно встретить в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Посмотрите, какими преимуществами обладает методология канбан.

  • Гибкость планирования. Система канбан построена таким образом, что команда концентрируется на одной конкретной задаче, несмотря на то, что их может быть несколько. При этом, руководитель может изменять приоритетность работы, не затрагивая рабочий процесс. По завершению одной задачи команда приступает к следующей.
  • Контроль сроков выполнения. Методология канбан позволяет отслеживать рабочий процесс, оптимизировать его длительность и прогнозировать время, которое потребуется для решения будущих задач.
  • Повышение эффективности работы. Многозадачность снижает качество работы и замедляет продвижение вперед. Чем больше зависает нерешенных задач, тем чаще приходится между ними переключаться. Метод канбан минимизирует застои, поскольку помогает быстро выявлять слабые места. Это позволяет сокращать время работы над задачей и повышать качество результата.
  • Наглядность продвижения работы. Одно из главных преимуществ управления процессами по методу канбан. Когда все члены команды имеют доступ к поставленным задачам и результативности продвижения, то легче выявить проблемы и устранить их.
Читайте также  Программное обеспечение ЭВМ

Теперь, когда вы ознакомились с преимуществами методологии канбан, самое время узнать о минусах этого подхода.

  • Не подходит для долгосрочного планирования. Метод канбан рассчитан на достижение краткосрочных целей. Работа выстраивается на решении актуальных задач, при этом их приоритетность может меняться в зависимости от обстоятельств.
  • Не подходит для больших команд. Чем больше человек задействовано в рабочем процессе, тем сложнее контролировать выполнение задач. Поэтому, лучше всего, чтобы в одной команде было не больше десяти человек, в идеале — пять.

Если выполнение задачи требует слишком много людей, следует разбить их на небольшие группы и для каждой создать отдельную систему канбан. О том, как ее внедрить и с чего начать, вы узнаете дальше.

Как внедрить метод канбан

  1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс
  2. Ограничьте количество задач, которые можно решать одновременно
  3. Управляйте процессом
  4. Расскажите команде о правилах работы
  5. Анализируйте результативность
  6. Повышайте эффективность работы

Методология канбан подразумевает активное взаимодействие всех членов команды для скорейшего завершения процесса и достижения поставленной цели. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы правильно выстроить работу и расставить приоритеты.

  1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс. Для этого определите приоритетность работ и разместите их в порядке очереди на виртуальной или физической доске в первой колонке. Укажите ответственного сотрудника на карточке с каждой задачей. Далее в вертикальных столбцах пропишите этапы всего процесса.
  2. Ограничьте количество задач, которые можно решать одновременно. Чем больше заданий выполняется параллельно, тем ниже эффективность работы. Поэтому, вместе с командой стоит определить количество задач, которые можно выполнять одновременно на каждом этапе рабочего процесса. В столбцах рядом со статусом укажите допустимое число.
  3. Управляйте процессом. Следите, чтобы статусы задач обновлялись своевременно и чтобы работа нигде не застопорилась. Если на каком-то из этапов процесс останавливается, старайтесь как можно оперативнее устранить причины возникновения «пробок».
  4. Расскажите команде о правилах работы. Каждый участник процесса должен знать, когда брать новую задачу, к кому обращаться при возникновении сложностей, как определить готовность работы, а главное, как взаимодействовать с доской.
  5. Анализируйте результативность. Регулярно коммуницируйте с членами команды, выявляйте сложности, ищите способы их разрешения, находите пути оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности. В зависимости от специфики работы вы можете делать это еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и так далее.
  6. Повышайте эффективность работы. Чтобы ускорить процесс решения задач и повысить результативность работы, необходимо регулярно совершенствоваться. При этом, не стоит вносить ряд изменений сразу. Лучше делать одно нововведение за раз — это позволит увидеть эффективность принятого решения и понять, что еще стоит изменить.

Чтобы создать виртуальную канбан-доску, вы можете использовать такие инструменты как Trello, MeisterTask, Asana, Blossom, ProofHub и другие. Все эти сервисы помогают управлять проектами, отслеживать результативность, а также обсуждать задачи и насущные вопросы.

Методология канбан не имеет строгих правил или ограничений. Этим она и отличается от других систем управления. В следующем разделе вы узнаете, в чем разница между канбаном и скрамом.

Отличия методологии канбан от скрама

Скрам (на англ. scrum) — это система управления проектами, которая на первый взгляд схожа с канбаном, поскольку тоже отображает процесс решения задач и помогает достигать поставленных целей. Однако, между этими двумя методами есть существенные отличия. Давайте ознакомимся с ними ближе.

  • В скраме работа делится на фазы, которые называют спринтами. Каждый из них решает определенную задачу — часть проекта. По окончанию спринта есть какой-то конкретный результат, который можно оценить или презентовать заказчику. В канбане же работа над задачей разделена на несколько этапов и она считается решенной только после того, как прошла их все.
  • В канбане вы можете разделить процесс на любые подходящие вам этапы. В скраме есть конкретная структура, позволяющая сфокусироваться на результатах. То есть, вы можете разделить работу только на следующие этапы: «бэклог», «бэклог спринта», «работа в процессе» и «выполненная работа».
  • В скраме нельзя вносить изменения в процессе работы, чтобы не прерывать спринт. В канбане все устроено так, что вы можете менять ход событий если это понадобится.
  • В канбане нет требований касательно проведения ежедневных встреч для оценки результатов проделанной работы. В скраме это основа выполнения проекта.
  • В системе скрам есть четко определенные роли: владелец продукта или менеджер продукта, скрам-мастер и команда. В канбане такого разделения нет, работой руководят все участники процесса.

У каждой из систем управления есть свои сильные и слабые стороны. Поэтому, нельзя однозначно сказать, какой из методов лучше. Выбирать нужно тот подход, который наиболее удобен команде и больше всего подходит для решения ваших задач.

Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления

Управлять командой нелегко. Особенно в digital. Нужно организовать работу так, чтобы и дедлайны соблюдались, и заказчик был доволен.

Вы когда-нибудь собирали вместе группу людей, чтобы создать продукт или запустить проект? В качестве бонусов — жёсткий дедлайн, объемное техзадание и несговорчивый заказчик. Получилось? Всему этому мы учим на курсе «Руководитель digital-проектов».

Волшебной таблетки для решения всех проблем не существует. Но есть методы, которые упрощают работу команды. Один из них ― Kanban.

Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства
CRM-маркетинга Out of Cloud.

Что такое Kanban

Kanban ― это метод улучшения процессов разработки и часть agile-философии. В его основе ― «Манифест гибкой разработки программного обеспечения».

Цель Kanban

Только одна ― получать готовый качественный продукт вовремя. Давайте разбираться, как этого добиться.

Kanban начинается с визуализации, чтобы процессы были на виду у команды. Для этого используют специальную доску и набор карточек или стикеров.

Доски Kanban

Доска ― это обязательный элемент для гибкой методологии. Она есть в Scrum, есть и в Kanban. Каждый член команды получает к ней доступ в любое время и видит, на каком этапе находится задача.

Доска подойдёт и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел.

Как устроен Kanban в проектах

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком.

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Как помогает визуализация

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи. Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

Чем отличаются
Kanban и Scrum

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

KANBAN SCRUM
Нет совещаний Есть совещания
Нужна отправная точка Не нужна отправная точка
Могут работать узкопрофильные команды Только кроссфункциональная команда
Последовательные и плавные перемены Кардинальные перемены
В команде нет разделения на роли В команде есть разделение на роли

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

Как внедрить Kanban

Если вы решили использовать Kanban, то запаситесь терпением и научитесь самодисциплине. Не думайте о радикальных переменах, не внедряйте все практики сразу. Kanban ― это про последовательные и плавные улучшения. Возможно, для достойного результата и не понадобится часть инструментов.

Заключение

Теперь вы знаете, что есть Kanban, как использовать метод и чем он отличается от Scrum. И уже готовы проверять всё в деле. Теория ― это хорошо, но нужна практика. И лучше практиковаться без опасений, что одно неверное движение может навредить проекту.

В Skillbox есть курс, который прокачает вас в управлении проектами. Вы сможете внедрять в свою работу любые agile-системы и будете уверены в результате.

Методология Kanban: введение

Одним из моих профессиональных интересов, как координатора команды тестировщиков, являются методологии разработки программного обеспечения. В настоящее время все большую популярность приобретают так называемые Agile-методологии, в особенности Scrum и Kanban. На «раcпиаренных» терминах играют недобросовестные «тренеры», семинары и сертификации («сертифицированный Scrum-мастер», «сертифицированный Product owner» и т.д.) растут как на дрожжах.

В большинстве недобросовестных статей и тренингах любая методология представляется как магическая серебряная пуля, которая мигом решит проблемы коммуникации, враз спасет от некомпетентности отдельных членов команды. В общем, поможет именно вам решить именно ваши проблемы. В текущем году я поступаю в магистратуру Белорусский Государственный Университет по специальности «технологии управления персоналом» и планирую рассмотреть подробно плюсы и минусы, а также ограничения применимости наиболее распространенных методологий разработки программного обеспечения.

В процессе работы я часто сталкивался с непониманием и неверным трактовкам инструментов методологий, применения модной методологии без учета контекста. После прочтения статьи я понял что проблема скорее глобальная, чем локальная. Предлагаю сегодня немного рассмотреть Kanban, его историю, основные принципы, и возможные границы применения.

Если вам не хочется читать — я сделал видео, где на пальцах описываю историю и основные принципы метода Канбан.

История термина

Kanban – японский термин, который начали использовать применительно к производству в 60-х годах 20-го века в компании Toyota. В основу данного принципа положен конвейерный метод производства, а также различные скорости выполнения отдельных технологических операций на производстве. Попробую объяснить на пальцах. При любом производстве есть основное производство («главный конвейер») и дополнительное производство («дополнительные конвейеры»). Темп выпуска конечных изделий задает главный конвейер, в то время как дополнительные конвейеры не могут ускорить темп выпуска изделия, но могут замедлить его, в случае несвоевременного выпуска требуемых деталей.

Дополнительно, при производстве может произойти смена приоритетов. К примеру выяснилось что станция, которая производила левые зеркала произвела 20 шт., а станция производившая правые зеркала — 10 шт., в то время как на конвейере находятся 15 автомобилей и необходимо 15 штук зеркал обоих типов. Налицо конфликт метрики — количественно производство не упало (дополнительные конвейеры выпустили 30 изделий в срок), но производство все равно рискует остановится. Kanban призван помочь с этой проблемой.

В упрощенном варианте, Kanban включает в себя два простых правила:

  • производственная станция имеет план производства деталей («backlog»). План отсортирован по приоритету, и может меняться в любое время (к примеру станция производящая слишком много левых зеркал должна иметь возможность переключиться на правые как можно скорее);
  • количество задач, выполняемых на станции одновременно ограничено (т.е. производить не более заданного количества зеркал одновременно). Это ограничение необходимо для управления скоростью производства на станции, а также скоростью реагирования на изменения плана.
Настоящее время

В последнее время, Kanban набирает большую популярность в производстве программного обеспечения. Некоторые команды считают эту методологию исключительно полезной, некоторые используют по принципу «культа Карго». Основываясь на моем эмпирическом опыте чистый Kanban плохо работает для продуктовых команд (читай — «основной конвейер»), но отлично работает с командами поддержки, такими как:

  • группы поддержки программного обеспечения, где не важен «план», но важна скорость реагирования на изменения;
  • группы тестирования, работающие отдельно от групп разработки;
  • службы поддержки;
  • другие примеры «неосновных производств».

Отдельно необходимо отметить, что Kanban хорошо работает в стартапах, не имеющих четкого плана, но активно работающих над разработкой. Предлагаю рассмотреть пример использования Kanban в разработке программного обеспечения. Заранее прошу простить за некрасивые иллюстрации. Давайте представим себе команду из одного разработчика, работающего над небольшим проектом. План разработки (backlog) отсортирован в порядке приоритета кусков работы, лимит команды на задачи в процессе — 1 шт.

Для управления процессом руководитель проекта может:

  1. изменить лимит на количество задач в работе;
  2. добавить задачу с более высоким приоритетом (к примеру p0) для того чтоб она была взята как можно скорее;

В процессе работы может так произойти, что работа заблокирована (сломался хостинг, не скачан нужный framework и т.д.). В общем случае, заблокированная работа возвращается в backlog, и выбирается новая задача, с максимальным приоритетом. В зависимости от характера задач и типа команды лимит может быть увеличен или уменьшен. К примеру, наш разработчик может одновременно рисовать форму регистрации и смотреть за процессом развертывания нового сервера. Тем не менее, если время завершения задач будет меньше требуемого, руководитель проекта может уменьшить лимит, или увеличить команду. Таким образом, при грамотном руководстве, Kanban обеспечивает максимально возможную для данной команды скорость работы, максимальную скорость реагирования на изменения и в то же время сократить «расходы» на поддержку методологии. В общем все! Kanban — это не просто, просто. Это очень просто!

К ограничениям Kanban’а при использовании его в продуктовых командах можно отнести:

  • данная методология плохо работает с большими командами (больше 5 человек);
  • в чистом виде, Kanban плохо работает с кросс-функциональными командами. Т.е. в отличие от Scrum, тяжело совместить тестирование и разработку в одной команде. Более удачной мыслью является разбить процесс на «станцию» разработки и «станцию» тестирования с отдельными руководителями и backlog-ами;
  • ввиду своей истории и специфики, Kanban не предназначен для долгосрочного планирования.
Заключение

В заключение, хочу добавить, что сравнение любых методологий по принципу «кто круче» не продуктивно и контр-конструктивно (капитан очевидность). Каждая, более-менее распространенная, методология имеет свои плюсы, минусы и границы применения. Дополнительно, Agile-методологии в принципе накладывают большие требования на сработанность и опыт членов команды.

В случае возникновения интереса к теме продолжу рассмотрение Kanban’a подробнее. В последствии, предлагаю разобрать по полочкам и картинкам Scrum и RUP.

Более подробно, и наглядно можно посмотреть в:

Что такое Канбан-метод – максимально коротко

Максимально коротко о Канбан-методе, его основные термины и области применимости.

1. Что такое Канбан-метод?

Канбан-метод – это метод улучшения вашей работы. Чем бы вы ни занимались, есть гипотеза, что практики Канбан-метода позволят вам делать вашу работу еще лучше. С позиции Канбана это значит, что вы будете лучше попадать в ожидания заказчика.

Канбан, как инструмент в IT-менеджменте был представлен Дэвидом Дж. Андерсоном в компаниях Microsoft (2005) и Corbis. А широкое распространение и название, как метод, получил в 2007 году.

2. Канбан-метод и Канбан Тойоты – это одно и то же?

(Самая большая карточка). Не совсем так. Канбан на заводах Тойоты – это бережливое производство, определяющим принципом которого является понятие “точно в срок”. Канбан, как термин в управлении, действительно пошел от Тойоты. В переводе с японского это слово означает “сигнал” или “карточка”. На автомобильных заводах такие карточки использовались, чтобы передать информацию с одного этапа на следующий о том, сколько и каких деталей потребуется.

Давайте разберем короткий пример. Нам нужно сделать три автомобиля “точно в срок”. Это значит, что мы точно заранее можем определить, сколько нам потребуется деталей на определенных этапах, и начинаем с конца вытягивать необходимое количество деталей для создания этого автомобиля, отвечая на вопросы: “Сколько литров краски нам потребуется?”, “Сколько колес?”, “Сколько двигателей?” и так далее. Таким образом, мы не создаем излишки запасных частей в виде остатков и экономим на складах, логистике и прочих издержках.

Канбан-метод тоже придерживается понятия “точно в срок”, но в отличие от заводов Тойоты здесь речь идет об интеллектуальном труде. Иными словами, код программиста или идею маркетолога нельзя пощупать и увидеть обычному человеку, пока он(она) не превратится в конечный продукт или сервис. Таким образом, Канбан-метод используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения количества этой незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая скорость оказания услуги конечному потребителю.

3. Можно ли использовать Канбан-метод не в IT?

Да. Канбан-метод подходит для визуализации потока любой творческой и интеллектуальной работы. Но гораздо эффективнее использовать его через призму сервисной парадигмы. Посмотрите на то, что вы делаете, как на сервис. Через какие стадии проходит работа, чтобы сервис был оказан? По каким критериям вы поймете, что сервис оказывается в соответствии с ожиданиями Заказчика? Это отправная точка в применении Канбан-метода. Канбан-практики называют эту точку “начните с того, что есть сейчас”.

4. Канбан – это как Скрам?

Нет. Скрам – это фреймворк с жесткими правилами и границами. Вы можете использовать разные инструменты и методологии внутри Скрама, но если вы отказались от чего-то обязательного в Скраме, он уже не может считаться Скрамом. Канбан – это метод, инструмент с набором практик и принципов. Вы можете использовать все практики, часть практик или не использовать их вообще. В Канбане нет строгого понятия, что есть Канбан, а что не есть Канбан. Однако, разумное использование практик может существенно помочь вам сделать сервис максимально качественным и соответствующим ожиданиям клиентов. Подробнее об отличиях Scrum и Kanban.

5. У Канбана есть ценности?

Да. Их девять: прозрачность, баланс, сотрудничество, клиентоориентированность, поток, лидерство, понимание, согласие, уважение.

6. Вы написали о принципах Канбана. Какие они?

У Канбана действительно есть базовые принципы, которые еще называют принципами управления изменениями:

  1. Начните с того, что есть сейчас.
  2. Договоритесь об эволюционном развитии.
  3. Поощряйте развитие лидерства на всех уровнях.

Так как Канбан-метод живет в сервисной парадигме, он придерживается ее принципов:

  1. Выясните потребности и ожидания заказчика.
  2. Управляйте работой, дайте людям организоваться вокруг нее.
  3. Развивайте правила, чтобы улучшить показатели.

7. А что за практики в Канбане?

  1. Визуализируйте (имеется ввиду визуализация процесса с помощью Канбан-доски).
  2. Ограничивайте незавершенную работу.
  3. Управляйте потоком работы.
  4. Используйте явные правила.
  5. Вводите петли обратной связи (каденции).
  6. Улучшайте и эволюционируйте.

Это непосредственно практические приемы, которые мы используем для улучшения нашей работы и повышения качества сервиса.

8. О, каденции! Что такое каденции в Канбане?

Каденция – термин из музыки. В контексте Канбан-метода она обозначает ритм. Каденциями называют регулярные встречи, которые еще являются петлями обратной связи. Регулярность задает ритм, с которым течет поток работы. Каденций семь:

  1. Канбан-митинг (ежедневная). Здесь обсуждаем статус заблокированных задач.
  2. Встреча по наполнению очереди (обычно раз в две недели). Берем на себя обязательства, что будет делать, как сервис.
  3. Встреча по планированию поставки (обычно раз в две недели). Возвращаем выполненные обязательства обратно.
  4. Встреча по обзору сервиса (обычно раз в две недели). С метриками обсуждаем качество сервиса и как его улучшить, если нужно.
  5. Операционная встреча (обычно раз в месяц). С метриками обсуждаем качество взаимодействия связанных сервисов.
  6. Встреча по обзору рисков (обычно раз в месяц). С метрикам обсуждаем влияние заблокированных задач на работу сервиса.
  7. Встреча по обзору стратегии (обычно раз в квартал). С метриками обсуждаем изменения в стратегии.

9. Я что-то слышал про классы обслуживания. Что это?

Канбан использует классы обслуживания для того, чтобы повысить приоритет определенным типам работ, заказчикам или нивелировать такое воздействие на бизнес, как стоимость задержки. Стоимость задержки – это недополученная прибыль или понесенные издержки из-за не вовремя оказанных услуг. Рассмотрим влияние стоимости задержки и соответствующий класс обслуживания на примерах:

  1. Ускоренный класс – неотложная скорая помощь-реанимация. Едет по выделенной полосе. Нет времени откладывать решение проблемы. Нужно как можно скорее.
  2. Класс с фиксированной датой – стоимость задержки резко возрастает после определенного периода. Пример: проект в виде ФЗ с фиксированной датой начала действия. Не успеем вовремя, есть риск потерять лицензию.
  3. Стандартный класс – стоимость задержки растет пропорционально времени. Если делаем сразу, получаем прибыль сразу. Если делаем долго, получаем прибыль долго.
  4. Нематериальный класс – делаем, но явной прибыли эта работа не несет, стоимость задержки растет медленно. Например, уборка в доме. Можно и не убираться регулярно, но через пол года придется делать генеральную уборку.

10. Что на счет метрик? Как померять эффективность работы сервиса?

У Канбан-метода есть метрики, которые позволяют ответить на вопросы: какие проблемы в потоке работы, какая пропускная способность у сервиса, какое время выполнения, какое время разрешения блокировок, какое время цикла и по каким типам распределяется работа? Все это позволяет менеджеру сервиса принимать решения о развитии и улучшении качества сервиса на основе накопленных данных.

11. С какими проблемами сталкивается Канбан при внедрении?

Основная трудность – это объяснить людям на всех уровнях ценность практик Канбана: визуализации и ограничения незавершенной работы. Из-за того, что люди не видят объем интеллектуального труда, им сложно понять, какой нагрузке они подвергаются. А ведь мозг, к примеру, такая же мышца, как и бицепс. Представьте себе тренажерный зал: вы приходите и видите вес на штанге: “Так, это слишком мало. А сейчас – слишком много. А вот это в самый раз!” С мозгом нужно работать точно также: “Вот эта – большая задача, а эта – маленькая, да и вообще как-то много я на себя взвалил. Ограничу-ка я нагрузку”. Когда на всех уровнях мы делаем сквозную визуализацию потока работы и ограничиваем количество незавершенной работы, мы создаем вытягивающий принцип для интеллектуального труда и делаем равномерный поток его результатов для наших клиентов.

12. А какие есть программы для Канбан-метода?

Их тоже много. Перечислим только профессиональные, разработанные специально под метод. Наше сердце отдано российской разработке Kaiten. Кроме нее есть еще TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit и другие.

13. И в каких компаниях уже используется Канбан-метод?

Среди российских это Альфа-Банк, Хоум Кредит Банк, Почта-Банк, Додо Пицца, HeadHunter, Clever и другие. Из иностранных: Wargaming, Microsoft, Automotive IT, Blizzard Sports, Dr Dobb’s, Siemens, Tupalo. Этот список можно продолжать долго.

14. Есть еще что-то важное?

Да. Напоследок хотелось бы отметить важность двух ролей в Канбан-методе. Это менеджер сервиса поставки (service delivery manager) и менеджер сервиса запросов (service request manager). Первый отвечает за устранение препятствий в потоке поставки. Второй – за управление потоком запросов к сервису от множества заказчиков. Очень важно, чтобы эти две роли были партнерами и работали в паре.

Система канбан: практическое применение

Система канбан создана для оптимизации производственного процесса, помогает сэкономить время и ресурсы. Бережливость – главный принцип, которого придерживается менеджмент, используя эту философию. Адаптированная система приносит видимый результат в IT, логистике, продажах и даже при личном планировании. Рассмотрим подробнее принципы работы метода и его варианты применения на практике.

Как зародилась система канбан

Впервые эта производственная система была использована на заводе Toyota в Японии. Менеджер компании, инженер Тайити Оно обратил внимание на то, как в продуктовом магазине пополняются запасы товара. Закупки впрок не происходило, заказы формировались на основе потребительского спроса. Сколько единиц было куплено, столько же и заказывали у поставщиков.

Сейчас этот процесс кажется очевидным, но система заработала на практике в производстве впервые только в 1959 году. Перед внедрением интересы поставщиков ставились на первое место, работали по графику.

Буквальный перевод слова канбан с японского – «карточка внимания». Методика основана на применении стикеров, разноцветных карточек, каждая из которых кочует по производственным процессам и передает информацию.

Общие задачи – визуализировать процесс, ликвидировать лишние операции, отследить появление брака на ранних стадиях, наладить производство «точно в срок». То есть по требованию, не создавая лишних запасов с экономией мощностей и ресурсов.

Задачи, основной метод и принципы работы системы канбан

Задача системы организовать процесс производства или управления так, чтобы любой труд не был напрасным. Карточные сигналы позволяют менеджеру увидеть весь процесс целиком, стадии выполнения каждого действия, перебои с поставками. Система визуализирует производственные операции, с ее помощью координируется их последовательность, исключаются потери при создании продукта.

Вытягивающий метод на производстве основывается на том, что каждый этап процесса требует от предыдущего только то, что ему необходимо. То есть запрос идет после анализа текущих продаж, далее поступает команда в производство с запросом на необходимые единицы. После задачи расставляются для каждого отдела, и в конечном итоге для поставщиков, от которых нужно определенное количество материалов с учетом возможного брака.

На примере завода Toyota: темп работы всех конвейеров задает главный сборочный цех, который, в свою очередь, получает информацию от отдела продаж. Есть возможность стабилизировать количество продукции, опираясь на скорость реализации изделий.

Основные принципы концепции:

  • проводить оценку каждого действия;
  • готовность к постоянным изменениям, движению вперед;
  • учитывать роль каждого элемента в системе, понимать его важность;
  • поощрение сотрудников, на которых равняются другие (считается большим подспорьем при работе с коллективом).

Постоянных установок концепция не содержит, эти принципы направляют действия руководителя.

Зачем нужны карточки kanban

Фактически карточки используются как способ информирования в производственном процессе. На практике они выглядят сейчас как наклейки со штрихкодами, электронные отметки в таблице или цветные стикеры. Разновидности:

  • для производства есть две разновидности. В первых содержится информация о числе деталей, необходимых для следующей ступени. Карточка передается с высшей ступени на низшую, сообщение обрабатывается, дальше отправляются новые карточки с информацией для следующих ступеней, где указано что необходимо от конкретной структуры. Во вторых, указан общий объем производства, информация от низшей ступени к высшей о количестве полученных деталей/продукта;
  • для управления, HR, IT и пр. Карточка служит маркером, цвет стикера относится к определенной задаче, которая передается по всем этапам и должна дойти до логического завершения. Отслеживание помогает выявить моменты, где задача или процесс тормозит, почему так происходит и что нужно для того, чтобы завершить начатое.

Их задача – проинформировать каждого сотрудника организации о цикле задачи, визуально продемонстрировать желаемый результат и путь выполнения. Система позволяет постоянно совершенствовать бизнес-процесс, своевременно выявлять проблемы. В производственном процессе: экономить ресурсы, отбирать бракованные детали сразу после того, как они появились, не передавая на следующий цикл, контролировать поставки и издержки.

Что такое доска kanban

Еще один инструмент системы. Помогает визуализировать процесс от самого начала до конца. Доступ к доске должен быть у всей команды, каждый этап разобран и понятен. Используют виртуальные или реальные варианты, в зависимости от специфики бизнес-процесса.

Фактически белое поле доски разделяется на несколько частей, символизирующих этапы создания продукта.

Максимально простой вариант на примере личных дел. Доска делится на три части: «надо сделать», «в процессе», «готово». Новые задачи помещаются в первый сектор, после переходят во второй и по завершении в третий. Поэтапно можно работать над определенным запросом или над несколькими, помещая в первый сектор задачи, выполнение которые необходимо для достижения финального результата. По мере перемещения стикеров в поле «готово» станет наглядно видно какие остаются «в процессе» или на начальном этапе. Становится понятно какие задачи не дают получить результат и почему не получается завершить дело.

Кажется, что система максимально простая, но на деле она дисциплинирует штат, выявляет проблемы и ведет компанию к развитию.

Условия для реализации системы канбан

Метод организации бизнес-процессов применим как на глобальном уровне, так и на каждом этапе отдельно. Используется:

  • в производстве. В крупных корпорациях вместо карточек используют штрих-коды, которые содержат всю необходимую для следующего этапа производства информацию;
  • в управленческом менеджменте. При расстановке задач и выявлении трудностей при их исполнении. Цель: ускорить и оптимизировать бизнес-процесс;
  • в кадровой сфере. Для понимания общей картины функциональности штата, выявления «мертвых» должностей, работы по распределению кадров и равномерности нагрузки;
  • в IT. Здесь канбан реализуется максимально успешно, есть возможность быстро убрать лишние действия, прийти к нужному результату в максимально короткий срок. Помогает визуализировать возможные варианты исполнения, попробовать и выявить лучшие;
  • в строительстве. Дает результат в коммуникациях между подразделениями, помогает наладить процесс (ускориться где нужно, или притормозить, снизив нагрузку на звено в цепи). Идет непрерывный обмен информацией, руководители видят общую картину;
  • в личных целях. Система используется для реализации конкретных целей, помогает дисциплинировать себя и действовать.

Эффективность не зависит от количества участвующих, этапы формируются самостоятельно руководителем. Главная задача: объяснить суть процесса всем участникам, чтобы они могли корректировать свои действия в соответствие с общей целью. Доску канбан можно заводить отдельно для каждого отдела и даже для каждого сотрудника.

  • в ширину. Объединить несколько направлений (например, планирование и реализацию), чтобы понять, как они взаимодействуют между собой. В частности, в чем проблема реализации, если запланированное количество продукции мало уменьшается. Или наоборот, объяснить нехватку продукции при активной реализации;
  • в высоту. Используют канбан на всех этапах: глобальном, в разработке продукта, командном и личном;
  • в глубину. Одна задача может содержать множество составляющих. Логично разбить не на несколько подзадач и реализовывать их под контролем с помощью системы канбан.

Практическое применение

Чтобы бизнес-процесс получил толчок и улучшение, требуется правильно выполнить практические шаги по методу канбан. Разные источники делят их на количество от четырех до семи, возьмем оптимальные шесть шагов для реализации системы:

  1. Наглядная визуализация. Чтобы понять как должен выглядеть конечный результат можно использовать любые этапы, на усмотрение руководителя. Не существует инструкции по построению доски канбан. Результат должен содержать примерные элементы системы (поставки, этапы производства, конечная цель и т. п.), чтобы было понятно, из чего состоит процесс.
  2. Отслеживание незавершенных действий. WIP-лимиты структурируют работу, новый этап не начинается, пока не завершился предыдущий. В некоторых вопросах возможна установка ограничений на количество незавершенных задач. Их должно оставаться минимум или не быть вообще, чтобы системы приносила экономическую выгоду.
  3. Управление потоком. Необходимо отслеживать места, где происходит скопление задач, выявлять необходимость перераспределения ресурсов, выявлять заблокированные этапы (которые не зависят от внутренних процессов, контролируются внешними факторами).
  4. Определение правил. Система канбан включает критерии, которым должен соответствовать каждый этап. По мере готовности задача переходит на следующий, незавершенные варианты не принимаются.
  5. Каденции. Это контрольные проверки, совещания. На них поступает обратная связь от каждого элемента на каждом этапе. Важно правильно определить их количество, не спешить с выводами и получать ревью своевременно. Есть несколько вариантов получения информации, систему организация выбирает для себя самостоятельно.
  6. Открытость к экспериментам. Система канбан гибкая, конкретных действий для бизнесмена тут не предусмотрено. Владелец сам наблюдает, выдвигает предположения, меняет стратегию, дорабатывает процессы на основе полученных данных.

Плюсы и минусы системы канбан

  • гибкость. Управляет системой менеджер, сотрудники работают над текущей задачей в рамках обязанностей;
  • вовлеченность. Каждым этапом занимается часть команды, никто не остается без дела. Это касается и ресурсов;
  • сокращается продолжительность бизнес-процесса или цикла на производстве. Устраняются тормозящие элементы за счет понимания стратегии всеми сотрудниками;
  • быстрое нахождение проблемных мест;
  • наглядность. Любой сотрудник имеет доступ к системе.
  • не подходит для бизнес-планирования, работает с тем, что есть, на основании спроса;
  • требуется высокая сознательность сотрудников, понимание работы смежных подразделений.

Стратегия внедрения

Чтобы реализовать систему kanban в рамках организации, нужно пройти шесть основных этапов:

  1. Обеспечить начало процесса N после получения поставок. Поставщиков перевести на режим работы в зависимости от спроса.
  2. Старт работ на этапе N1 начинается после передачи завершенных задач с этапа N.
  3. Отслеживание ошибок и дефектов в моменте их появления, перемещать только качественную продукцию.
  4. Выявлять застои и переизбыток задач, вовремя перераспределять ресурсы.
  5. Каждая деталь процесса должна иметь свой стикер, не оставлять без внимания мелкие задачи.
  6. Оптимизировать, объединять задачи, снижать время на выполнение/производство.

Система канбан универсальна, подходит для любых сфер деятельности, не умеет строгих критериев и проста в исполнении. Применяется с учетом интересов конкретной организации, под определенные задачи и требования. Обладает полной прозрачностью, позволяет наблюдать бизнес-процесс всем его участникам, вовремя реагировать на проблемы, устранять их и улучшать эффективность.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: