Регистрация и индексация документов

Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех до­кументах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с после­дующим внесением необходимых сведений о документе в регистра­ционную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юри­дической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не под­твержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль испол­нения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все доку­менты, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и исполь­зования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомст­венных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день по­ступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения и другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная документация — в учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистра­ционных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом до­кумента и используется также для целей учета. Дополнения к поряд­ковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), слу­жит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет мес­то хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например, номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (све­дения), которые вносятся при первичной регистрации или заполня­ются в процессе исполнения документа.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные вход­ные формы: регистрационно-контрольные карточки, экранные фор­мы (РКК), регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркиро­вальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и ме­ханизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для доку­ментов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т. д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позво­лит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в ма­шинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т. д., через прозрачный трафарет.

Применение копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации — составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредст­венно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода, например сканера. Одновременно может изго­тавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают опера­тивный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-спра­вочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификаци­онные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных до­кументов. Карточки в этой части картотеки могут систематизировать­ся по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, кон­троля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повыше­ния эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых реко­мендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимо­сти от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутри­системного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопро­сов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется ин­формация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поис­ковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регла­ментированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем, необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информаци­онных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных информационно-поисковых систем в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однознач­ного толкования:

Всем компаниям: обязательно индексировать зарплату

По закону работодатели должны периодически повышать зарплату сотрудников, чтобы ее не съела инфляция. Это называется индексацией, и она обязательна для всех компаний.

Рассказываем, как правильно оформить индексацию и что будет, если ее не делать.

Что такое индексация

Индексация — повышение зарплаты из-за инфляции, и это обязанность работодателя.

Со временем цены растут: хлеб стоил 20 рублей, а через полгода — 23 рубля. Если зарплата не растет, на нее можно купить меньше продуктов и товаров.

Сергей зарабатывает 30 000 тысяч рублей в месяц.

Каждый день он закупается на тысячу рублей. Со своей зарплатой он может сходить в магазин тридцать раз.

Через полгода за те же самые продукты и вещи Сергей должен заплатить 1100 рублей. Если его зарплата остается прежней, Сергей сможет сходить в магазин 27 раз.

В этом случае говорят, что инфляция съела часть зарплаты. Чтобы этого не случилось, Сергей должен получать на 10% больше — 33 000 рублей.

Трудовой кодекс говорит, что индексация зарплаты работников — обязанность работодателя. Повышать зарплату сотрудникам нужно не за какие-то заслуги или новых клиентов, а просто так, потому что цены растут. Но в законе всё, как всегда, запутанно.

Кому индексировать

По Трудовому кодексу все компании должны индексировать зарплату. Но формулировка в законе расплывчатая. Он говорит примерно так: «Государственные учреждения должны индексировать зарплату по трудовому законодательству, а другие работодатели — по правилам из коллективных договоров, соглашений, локальных нормативных актов».

Вот точная формулировка:

Кажется, если в компании нет «коллективных договоров, соглашений, локальных нормативных актов», индексация зарплаты не обязательна.

На самом деле зарплату должны индексировать все, у кого есть сотрудники с трудовым договором. Это подтверждают Конституционный суд и Роструд. Вот доказательство от Конституционного суда:

А это от Роструда:

Суды придерживаются такого же мнения. Например, в этом деле у компании не было локальных актов и положений об индексации. Поэтому она считала, что индексировать зарплату не обязана. Компания проиграла суд:

ФГУП не индексировало зарплату сотрудников, и суд назначил ему штраф в 30 000 рублей. Адвокат утверждал, что если компания не прописала порядок индексации в документах, то не обязана повышать зарплату.

Суд сослался на Трудовой кодекс и сказал, что индексация зарплаты сотрудников — обязанность каждой компании. ФГУП проиграло дело.

Как оформить индексацию

Компании сами устанавливают порядок индексации, точных требований и форм документов в законе нет. Главное — прописать порядок во внутренних документах компании, на языке закона — в локальных нормативных актах. Если порядок не прописан, компания может получить штраф.

Прописать порядок индексации можно в одном из разделов коллективного договора, положении об оплате труда или трудовом договоре с каждым сотрудником. Еще один вариант — издать отдельный приказ.

Правильного порядка индексации зарплаты нет, каждая компания может сама решить, что в нём писать.

• условия индексации;
• выплаты сотрудников, которые будут индексироваться;
• формулу расчета;
• периодичность.

Условия индексации з/п. Такими условиями могут быть финансовые показатели компании. К примеру, компания может написать, что индексация проводится, когда компания зарабатывает прибыль или когда нет убытков. Формулировка:

«Основание для индексации — отсутствие убытков».

Если компания работала в убыток, зарплату можно не индексировать.

Сотрудник подал в суд на компанию, потому что ему не индексировали зарплату. Он хотел получить доплату за время, пока ему не повышали зарплату.

В коллективном договоре было прописано, что индексацию проводят «в соответствии с официальным уровнем инфляции и с учетом финансового состояния предприятия». Суд исследовал финансовую отчетность компании, и оказалось, что компания работала в убыток. Компания выиграла.

В этом деле суд тоже встал на сторону компании, потому что она завязала индексацию на финансовых показателях:

«Газпром центрэнергогаз» не проводил индексацию, а инспекция по труду потребовала это делать.

Компания подала в суд и доказала, что не обязана проводить индексацию. Она связала повышение зарплаты с финансовыми показателями. Есть прибыль — индексируем зарплату, нет — не индексируем. Эти условия она прописала в договоре с сотрудниками.

«Газпром» год работал в минус, денег на повышение зарплаты не было, поэтому выиграл дело.

Определить выплаты, которые будут индексироваться. Это может быть оклад, тарифные ставки, премии или что-то еще. Если индексируется только оклад, формулировка такая:

«Индексируются оклады сотрудников».

Прописать формулу расчета индексации. По этой формуле компания будет рассчитывать зарплату сотрудникам. Она может быть такой:

«Повышение оклада = Оклад * Индекс потребительских цен / 100%».

Индекс потребительских цен можно узнать на официальном сайте Росстата. Например, в 2017 году он был 2,51%. Это означает, что работодатель должен был повысить зарплату на 2,51%.

Зарплата сотрудника в январе 2017 года — 50 000 рублей.

Повышение оклада = 50 000 * 2,51% / 100% = 1255 рублей.

В феврале 2018 года зарплата — 51 255 рублей.

Индекс потребительских цен можно брать по всей России или конкретному региону. В регионах он меньше, поэтому предприниматели из этого региона могут сэкономить на индексации. Например, в Белгородской области в 2017 году индекс был 1,54% вместо 2,51%.

Вместо индекса потребительских цен можно подставить уровень инфляции. Его можно посмотреть в законе «О Федеральном бюджете», который выходит в конце каждого года. На 2018 год уровень инфляции — 2,8%.

Определить периодичность индексации. Индексацию можно делать раз в год, раз в полгода или каждый месяц. Так и напишем:

«Выплаты сотрудников индексируются каждый год в феврале».

Мы подготовили текст пункта для индексации зарплат сотрудников. Его можно скопировать и вставить в приказ об индексации или трудовом договоре с сотрудниками:

Порядок индексации можно прописать в отдельном соглашении. Мы подготовили шаблон:

Разница между индексацией и повышением зарплаты

Если работодатель иногда повышает зарплату сотрудникам, не значит, что он не должен ее индексировать. Он может повышать за что угодно: нового клиента, контракт на сто миллионов или пунктуальность. Но к индексации это отношения не имеет.

Сотрудник проработал год, и работодатель повышает ему оклад на 5000 рублей. За год цены выросли, и работодатель должен проиндексировать оклад на 1000 рублей.

Повышение зарплаты в пять раз больше суммы индексации. Но индексировать зарплату все равно придется.

Вот различия между повышением зарплаты и индексацией.

Регистрация и индексация документов

Сущность регистрации документов как фиксации факта создания или поступления в организацию документа. Основные правила их приемов, регистрации и хранения. Состав обязательных регистрационных реквизитов. Процесс построения поисковой системы на предприятии.

• посмотреть текст работы

• скачать работу можно здесь

• полная информация о работе

• весь список подобных работ

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Регистрация и индексация документов

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.) как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в поисковую систему. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: aвтор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от xapактеpa документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документов, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения, срок хранения документа и др.

Документы целесообразно регистрировать в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабже-ние и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая документация — в управлении (отделе) снабжения; протоколы и решения (постановления) коллегии, подписанные руководителем распорядительные документы по основной деятельности, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления.

Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Запись производится непосредственно с документа с использованием указанного выше набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется ма-шинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страхования информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм.

регистрация документ реквизит

2. Построение поисковой системы

Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или бланков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).

Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам организации, гражданам, государственным органам и общественным организациям.

Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.

Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Дата поступления и номер документа

Дата и регистрационный номер документа

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Обратная сторона карточки

Контрольные отметки(ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

Примеры регистрационных журналов

Форма журнала регистрации исходящих документов

Индексация зарплаты. Порядок проведения и оформления

Индексация — это повышение зарплаты всех сотрудников организации. Обычно, их тарифные ставки (должностные оклады) увеличивают на определенный коэффициент. Если индексация проведена таким способом, оклады повысятся у всех работников предприятия.

При простом повышении работодатель может повысить оклад (тарифную ставку) отдельным работникам (по различным основаниям) или сотрудникам некоторых подразделений выборочно на разные коэффициенты.

Индексация зарплаты – обязанность работодателя

Исходя из буквального толкования понятия »государственная гарантия», работодатель не может по своему усмотрению изменять или отменять гарантии, заявленные государством.

Из этого следует, что индексация зарплаты обязанность компании. С этим согласны и специалисты Роструда (письмо от 19.04.2010 №?1073-6-1), и арбитры Конституционного суда РФ (Определение от 17.06.2010 №?913-О-О). Однако сложность заключается в том, что законодательством не установлен механизм индексации — не определен ни порядок, ни условия ее проведения.

Индексация зарплаты упоминается только в статье 134 ТК РФ. Бюджетники ее проводят в порядке, установленном »трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права». Коммерческие организации в порядке »установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами».

Наличием в коллективном договоре пункта об индексации зарплаты могут похвастаться в основном крупные компании, присоединившиеся к отраслевым соглашениям, в которых это обязательство зафиксировано. Такая норма есть, например, в Федеральном отраслевом соглашении по организациям связи и информационных технологий Российской Федерации на 2012—2014 годы , утвержденном 23.12.2011 Минкомсвязи России № ИЩ-П14-21421.

В небольших организациях не всегда заключается коллективный договор. А там, где он есть, как правило, об индексации зарплаты ни слова. В тех редких случаях, когда об индексации упомянуть не забывают, делают приписку: »При наличии у работодателя финансовых возможностей». Однако специалисты Роструда настаивают на том, что если порядок индексации заработной платы не прописан в документах организации, то в них необходимо внести соответствующие изменения (письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1).

Ответственность работодателя

Если в коллективном или трудовых договорах содержится условие об индексации зарплаты, а фактически она не проводится, работодателя могут привлечь к административной ответственности по статье 5.31 КоАП РФ. Если индексация зарплаты не предусмотрена этими документами и не проводится компанией, то ответственность наступает по статье 5.27 кодекса (штраф до 50 000 руб.).

Если работодатель не выполняет обязательств, предусмотренных коллективным договором, работники вправе обратиться за защитой своих трудовых прав в компетентные органы, например в территориальные органы Рострудинспекции, прокуратуру, суд.

Как проводится индексация зарплаты

Разберемся, кому положена индексация зарплаты, как часто и в каком порядке ее надо проводить.

Увеличение окладов (тарифных ставок) ведет к росту расходов на оплату труда, сокращению облагаемой базы по налогу на прибыль. Эти факты могут заинтересовать как представителей налоговой инспекции, так и собственников предприятия. Во избежание проблем при оформлении документов по индексации следует сделать ссылку на нормы статей130 и 134 Трудового кодекса, а также запастись статистическими данными по инфляции, например, за предыдущий год, росту цен в регионе, изменению стоимости потребительской корзины и т. д.

Согласно Определению КС РФ от 17.06.2010 № 913-О-О индексация зарплаты производится всем лицам, работающим по трудовому договору. Никаких исключений законодательством не предусмотрено.

Физические лица, исполняющие работы по гражданско-правовому договору, не входят в круг лиц, на которых распространяется индексация.

Как правило, индексация зарплаты производится путем повышения на определенный коэффициент тарифных ставок или должностных окладов. Это самый распространенный, но не единственный вариант. В федеральных государственных учреждениях индексируют в целом фонд оплаты труда, а в некоторых коммерческих организациях работникам начисляют дополнительные выплаты. Мы остановимся на первом варианте — применение повышающего коэффициента к окладам работников.

В статье 134 Трудового кодекса необходимость индексации увязывается с ростом потребительских цен на товары и услуги. Но в отсутствие единого порядка работодатель вправе принять решение о выборе коэффициента индексации самостоятельно. Величина индексации зарплаты может соответствовать:

• официально установленному (по итогам определенного периода, например квартала, полугодия, года) индексу потребительских цен по стране или в отдельном регионе;
• величине инфляции, зафиксированной в ежегодном федеральном законе о федеральном бюджете или бюджете соответствующего региона, на территории которого работает организация;
• росту прожиточного минимума трудоспособного населения.

При расчете коэффициента индексации отправной показатель (индекс потребительских цен, инфляции и т. п.) не является обязательной величиной. Например, при прогнозируемой инфляции в 6% заработная плата сотрудников может быть проиндексирована на 4 или 7%. Работодатель может выбрать другую произвольную величину (если другой порядок не определен трудовыми или коллективным договором). Соответственно индексация зарплаты будет проведена на эту величину.

Периодичность индексации зависит исключительно от добросовестности работодателя и финансовых возможностей организации. В зависимости от того, какой коэффициент повышения будет выбран, индексацию можно проводить ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. В последнее время чаще проводят ежегодную индексацию. Можно ли приурочить ее не к 1 января? Да, можно. Дата изменения окладов может определяться самим работодателем или коллективным договором.

Документальное оформление индексации

Любое изменение условий трудового договора возможно только по письменному соглашению его сторон. Поэтому, если решение об индексации принято, необходимо оформить ряд документов.

Так, если индексация зарплаты в локальных нормативных актах организации (например, Положении об оплате труда или коллективном договоре) не была предусмотрена, их нужно дополнить соответствующим разделом.

Как правило, инициатива о внесении такого пункта исходит от представителей трудового коллектива, например профкома. Члены профкома на своем собрании формулируют соответствующее предложение. Не исключен вариант, что инициативу проявит администрация. В любом случае это предложение выносится на общее собрание трудового коллектива (или конференцию его представителей). Одобрение предложения об индексации общим собранием (конференцией) является основанием для внесения соответствующего положения в коллективный договор.

В нормативных актах или коллективном договоре следует прописать порядок увеличения оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции и т. п., а также указать:

• периодичность индексации (месяц, квартал, полугодие, год) или дату ее проведения;
• какие конкретно выплаты в рамках системы оплаты труда подлежат индексации (оклад, премии, доплаты);
• порядок выбора (определения) коэффициента индексации.

Некоторые организации устанавливают основания ограничения размера индексации или отказа от ее проведения (например, финансовые трудности). Но если такие основания не указаны, работодатель не вправе в одностороннем порядке отказаться от индексации зарплаты или произвольно уменьшить коэффициент.

Факт индексации руководитель должен закрепить в приказе. На основании этого документа изменения вносятся в штатное расписание. При проведении индексации в нем нужно отразить новые размеры окладов.

Рассмотрим на условном примере порядок расчета, если коэффициент повышения соответствует величине инфляции, заложенной в бюджете на текущий год.

Согласно штатному расписанию, действующему с 1 января, оклад старшего бухгалтера — 45 000 руб. Коэффициент индексации соответствует величине инфляции, заложенной в бюджете на следующий год, — 1,06.

Новый оклад будет равен:
45 000 руб. х 1,06 = 47 700 руб.

Последовательно используя данную формулу ко всем должностям и профессиям, перечисленным в штатном расписании, получим новые оклады по всем работникам штата.

Увеличение размера оклада влияет на размер связанных с ним выплат. Рассмотрим на примере, как проведение индексации отразится на величине других выплат, начисляемых работнику.

Оклад работника — 20 000 руб. Ежемесячно, помимо начислений по окладу, работник получает:

— премию за выполнение плана в размере половины оклада с учетом отработанного времени;

— премию за качество продукции. Она установлена в диапазоне значений от 10 до 30% от оклада. Премия начисляется при условии выполнения плана по объему продукции и не зависит от фактически отработанного времени. При выборе конкретного значения учитывается процент допущенного брака. Если брак составляет менее 1% , то 30% от оклада, от 1 до 2% — 20%, от 2 до 4% — 10%, свыше 4% — премия не назначается;

— надбавку за наставничество — 3000 руб. в месяц пропорционально фактически отработанному времени.

Начиная с 1 октября оклады всех сотрудников проиндексированы на 1,061%. Работнику начисляется заработная плата за ноябрь. При этом месяц отработан им не полностью (из 20 рабочих дней — 19), план по выпуску продукции выполнен, доля брака составила 1,1%.

Определим величину оклада после индексации. Она равна:
20 000 руб. х 1,061 = 21 220 руб.

За ноябрь работнику будет начислено:

— оклад — 20 159 руб. (21?220 руб. : 20 раб. дн. х 19 раб. дн.);

— премия за выполнение плана — 10 079,5 руб. (21 220 руб. х 50% : 20 раб. дн. : 19 раб. дн.);

— премия за качество продукции — 4244 руб. (21?220 руб. х 20%);

— надбавка за наставничество — 2850 руб. (3000 руб. : 20 раб. дн. х 19 раб. дн.).

Общая сумма заработной платы за ноябрь составит:
20 159 + 10 079,5 + 4244 + 2850 = 37 332,5 руб.

Зарплата не должна быть меньше МРОТ

МРОТ — это еще одна государственная гарантия по оплате труда (ст. 130 ТК РФ). Она не позволяет работодателю устанавливать зарплату ниже установленного законом минимального размера, если сотрудник отработал норму рабочего времени и выполнил норму труда.

Если в организации есть работники, которым установлена заработная плата меньше МРОТ (оклад плюс стимулирующие и компенсационные выплаты), — это повод для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ. Привлекают к ответственности работодателя сотрудники трудовых инспекций. Взыскание штрафа не отменяет обязанности работодателя довести уровень заработной платы до МРОТ.

Open Library — открытая библиотека учебной информации

Открытая библиотека для школьников и студентов. Лекции, конспекты и учебные материалы по всем научным направлениям.

Категории

• Астрономия
• Биология
• Биотехнологии
• География
• Государство
• Демография
• Журналистика и СМИ
• История
• Лингвистика
• Литература
• Маркетинг
• Менеджмент
• Механика
• Науковедение
• Образование
• Охрана труда
• Педагогика
• Политика
• Право
• Психология
• Социология
• Физика
• Химия
• Экология
• Электроника
• Электротехника
• Энергетика
• Юриспруденция
• Этика и деловое общение

Производство Регистрация и индексация документов

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.

Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое содержание документа͵ сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.

В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет.

При регистрации всœе документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы и т.д.

Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделœения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа͵ корреспондента͵ исполнителя и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). К примеру, регистрационный номер поступившего письма: № 182/06–14, где 182 – порядковый номер письма в пределах регистрационного массива писем; 06–14 – индекс дела по номенклатуре дел.

Индексация документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа͵ как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.

Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному – с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа͵ составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Читайте также

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В. [читать подробенее]

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В. [читать подробенее]