Современные программные средства электронного документооборота - ABCD42.RU

Современные программные средства электронного документооборота

Лучшие системы и программы электронного документооборота

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

Офисные документы, договора, отчеты;

  • Электронные письма.
  • Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

    Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

  • Регистрация.
  • Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

    Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

    Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

    Помогает правильно организовать рабочее время;

    Простота в использовании;

  • Контролирует работу офисных сотрудников.
  • Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

    Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

    Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

    Позволяет оптимизировать рабочий процесс;

  • Сохраняет всю документацию в архиве;
  • Производит контроль за работой офисных сотрудников.
  • Покупается только через официального дилера;

    Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

    Программу можно купить от 14000 рублей.

    Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

    Удобна в использовании;

    В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;

  • Самостоятельное администрирование.
  • Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

    Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

    При покупке на 1 месяц – 150 рублей;

    При покупке на полгода – 135 рублей;

    Покупка на два года – 100 рублей.

    Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

    Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

    Оптимизирует рабочий процесс;

    Сохраняет в архиве все нужные документы;

    Производит контроль над работой офисных сотрудников.

    Из минусов — мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

    Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

    Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

    Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;

    Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

    Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

    Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

    Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

    Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;

    Сохранение документов в архиве.

    Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

    Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

    Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

    Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

    Программу сложно установить, иногда виснет система.

    Купить программу можно от 5500 рублей.

    Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

    Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

    Минусом является то, что периодически виснет система.

    Купить программу можно за 35000 рублей.

    Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

    К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

    Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

    Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

    Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

    Популярные системы электронного документооборота

    Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

    Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
    Посмотреть ответ

    Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

    • Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
    • обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
    • познакомимся с самыми популярными СЭД.

    Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
    Посмотреть ответ

    Суть систем СЭД

    Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

    • первоначальное написание или получение;
    • регистрация;
    • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
    • контроль над исполнением;
    • учет;
    • архивирование;
    • хранение;
    • использование повторно;
    • наведение справок;
    • рассылка.

    СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

    Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

    Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

    • СЭД – система электронного документооборота;
    • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
    • САД – система автоматизации делопроизводства;
    • СЭДО – система электронного документооборота;
    • САДО – система автоматизации документооборота.

    Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

    Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
    Посмотреть ответ

    Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

    Плюсы внедрения СЭД

    Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

    • ошибки вследствие человеческого фактора;
    • утеря нужного документа;
    • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
    • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
    • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
    • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
    • затраты на канцелярские товары;
    • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.
    Читайте также  Профилактика вредных привычек

    Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

    1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
    2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
    3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
    4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
    5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
    6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
    7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

    Какие бывают СЭД

    Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

    1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
      • сравнительно небольшой функционал;
      • неадаптированность под конкретику фирмы;
      • доступность и простота в установке и внедрении;
      • самые недорогие по стоимости.

    ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

  • СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
    • максимальная персонификация;
    • дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
    • высокая стоимость;
    • требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
  • Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
    • полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
    • затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
    • базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
    • может взаимодействовать с другими программными продуктами;
    • заказчик получает полное право на программный продукт.
  • В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

    1. Делопроизводство.
    2. Общий оборот документов.
    3. Управление договорами.
    4. Архивирование.
    5. Руководство проектами.
    6. Специальная документация.
    7. Взаимодействие с входящей документацией.

    Как выбрать подходящую СЭД

    Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

    Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

    • готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
    • цели внедрения СЭД;
    • возможность дальнейшего развития;
    • ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

    Рассмотрим каждый фактор подробнее:

    1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
    2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
    3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
    4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

    Краткий обзор нескольких популярных СЭД

    На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

    1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
    2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
    3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
    4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
    5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

    Российское программное обеспечение для электронного документооборота

    Суть понятия

    Система электронного документооборота — это программное обеспечение для организации работы с цифровыми версиями документов. Она позволяет создавать, хранить, менять, искать документацию, а также выстраивать взаимодействие между пользователями (совместную работу, обмен документами, выполнение других функций). Точный перечень возможностей СЭД зависит от ее типа (подробнее об этом — далее).

    Что дает внедрение и использование СЭД?

    Организация, внедрившая систему электронного документооборота, получает сразу несколько преимуществ. В их числе:

      снижение трудозатрат. Руководители и рядовые сотрудники тратят меньше сил и времени на работу с документами. Это, в свою очередь, увеличивает эффективность компании;

    повышение исполнительской дисциплины. Не секрет, что нередко сотрудники исполняют не все поручения и обязанности. СЭД делает все бизнес-процессы прозрачными, отслеживаемыми и протоколируемыми, что исключает такую возможность;

    надежная защита информации. Бумажные документы можно похитить, уничтожить, подменить. Это влечет за собой колоссальные убытки. Документация в электронной форме защищена гораздо надежнее — ее охраняют цифровые алгоритмы, реализованные в современных СЭД;

  • совершенствование корпоративной культуры. Система цифрового документооборота приучает сотрудников к совместной работе и повышает сплоченность команды.
  • В сумме все перечисленные преимущества позволяют компании выиграть в острой конкурентной борьбе, предлагая лучший сервис для клиентов и цифровую среду для работы сотрудников.

    Существующие типы СЭД

    К настоящему моменту сформировалось несколько основных типов систем электронного документооборота.

    Системы делопроизводства

    Одни из самых простых программных комплексов. Они предназначены для перевода документооборота компании в электронную форму. Движение документов при этом, как правило, организуется по всем существующим стандартам и с сохранением иерархического принципа (от руководителя к подчиненному).

    Электронные архивы

    Так называют системы электронного делопроизводства, в которых основное внимание уделено надежному хранению документов в цифровой форме и их быстрому и легкому поиску. Последний может осуществляться по разным атрибутам — датам, номерам, фрагментам текста и другим. Системы электронного архива отличаются друг от друга функциональностью поиска, поддержкой тех или иных типов устройств хранения, степенью надежности защиты данных, возможностями масштабирования и т.д.

    Workflow-системы

    Такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнес-процессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки — реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).

    ECM-системы

    Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, в переводе — «управление корпоративным контентом». Так называют максимально функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки, доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Так, чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов, как комплекс для делопроизводства, их хранение, как цифровой архив, и постановку задач исполнителям, как workflow-система.

    Российское программное обеспечение для электронного документооборота

    Интерес руководителей компаний к системам электронного документооборота растет с каждым годом. Закономерно то, что на этом фоне неуклонно увеличивается количество программных решений на рынке. При этом позиция российских разработчиков ECM достаточно сильная: количество наименований отечественного ПО, позволяющего внедрить электронный документооборот, к настоящему времени исчисляется десятками. Мы отобрали несколько наиболее популярных программ, изучили их особенности и отличия.

    Система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков — 1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.

    «Коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл документации — от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, так и постановку полностью электронного документооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков — «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.

    Читайте также  Охрана материнства и детства

    «Коробочное» решение, которое остается бесплатным, пока с ним работают до 50 пользователей, создающих до 5000 документов в год. При превышении любого из этих ограничений требует перехода на платную систему Naumen DMS. Naudoc — решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.

    Включает множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.

    Продукты компании «Логика Бизнеса»

    «Логика Бизнеса» — один из лидеров ECM-рынка. Мы предлагаем несколько продуктов, внесенных в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры России. Они не только отличаются функциональностью и удобством, но и позволяют выполнить требования по импортозамещению зарубежного ПО.

    В числе наших разработок — такие решения, как:

      «Логика: СЭД» для управления бизнес-процессами и контентом организации в больших государственных и частных компаниях, автоматизации оборота документов, работы с заявками и поручениями, контроля дисциплины исполнителей;

    «Логика: АРХИВ» для хранения документов в цифровой форме и их удобного поиска в компаниях любого масштаба;

    «Логика: ЮЗ ЭДО» для организации юридически значимого электронного оборота документов на основе электронной цифровой подписи;

  • Логика: ПЛАТФОРМА» для создания уникальной экосистемы управления деловыми процессами и документами с помощью набора конструкторов и сервисов.
  • Свяжитесь с нашими специалистами удобным вам способом. Они уточнят ваши потребности, порекомендуют оптимальное программное решение для системы электронного документооборота, помогут оформить заявку на его внедрение.

    Программы для электронного документооборота и работа с ними

    Содержание статьи

    Бизнес невозможен без обмена документами. Счёт-фактура для покупателя, декларация для налоговой, договор для клиента или партнёра — все эти документы должны добраться до адресата. Пока их оформляли на бумаге, передача документов требовала много времени и не всегда достигала цели. Но началась повсеместная автоматизация делопроизводства, и на смену бумагам пришёл электронный документооборот — ЭДО. Взаимодействие осуществляется с помощью специальной программы для документооборота.

    Что такое электронный документооборот

    Электронный документооборот, или ЭДО — это обмен электронными документами с контрагентами, контролирующими органами или внутри компании.

    В зависимости от того, куда направляются документы, электронный документооборот делится на внешний и внутренний. Если происходит обмен документами, которые можно использовать в качестве доказательств в суде, то такой документооборот называется юридически значимым.

    Для обмена электронными документами нужно, чтобы у отправителя и получателя были электронная подпись и система электронного документооборота — СЭД. Если контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО, то необходимо подключить услугу роуминга.

    Как происходит обмен электронными документами

    Рассмотрим на примере обмена электронными счетами-фактурами.

    Всё начинается с Удостоверяющего центра, или УЦ — он выдаёт поставщику и покупателю электронную подпись. Она нужна для шифрования данных в юридически значимых документах.

    Для того чтобы ваши данные не попали в руки мошенников, пользуйтесь услугами УЦ, аккредитованных Минкомсвязи РФ. Например, УЦ «Калуга Астрал». Наши специалисты подберут для вас необходимый сертификат электронной подписи и подготовят все необходимые документы.

    Затем поставщик создаёт счёт-фактуру в своей программе СЭД и отправляет покупателю через оператора ЭДО. Оператор фиксирует дату и время отправки документа и пересылает его покупателю.

    Покупатель проверяет полученный документ и, если в нём нет ошибок, формирует квитанцию о приёме, подписывает её своей ЭП и отправляет поставщику через оператора ЭДО. Оператор также фиксирует дату и время отправления и пересылает документ поставщику.

    Если обнаружены ошибки, покупатель может сформировать уведомление об уточнении, также подписать его ЭП и отправить поставщику, который исправит ошибки и пришлёт новый счёт-фактуру. Тогда покупатель подтвердит, что получил документ и оплатит приобретённый товар или услугу.

    Информация обо всех отправлениях будет храниться в электронном архиве оператора ЭДО. Обмен документами происходит через спецоператора связи. При проверке ФНС может запросить счёт-фактуру по той или иной сделке, и спецоператор предоставит документ.

    Зачем нужна программа электронного документооборота

    В настоящее время использование ЭДО обусловлено не только удобством. В некоторых сферах деятельности это прямая обязанность, утверждённая законодательно государством. Некоторую отчётность ещё можно сдавать в бумажном виде или через госпорталы. Но уже сейчас, информационные системы связывают важнейшие отрасли, служат дистанционному взаимодействию бизнеса и государства.

    Электронные системы документооборота (СЭД) — это программы, гарантирующие безопасность. Для работы в системе нужна электронная подпись, с помощью которой информация в документах шифруется. Прочитать документ может только адресат, у которого есть ключ к шифру. Обмен документами происходит через оператора ЭДО. Оператор проверяет данные всех участников обмена и гарантирует, что никто из них не является мошенником.

    СЭД обеспечивает контроль работы над документом. Пользователь может узнать статус обработки документа: например, отчёт был доставлен в КО, а через некоторое время — принят. СЭД для внутреннего документооборота помогают руководителю отслеживать, кто из подчинённых работает над документом и сколько времени он на это тратит.

    СЭД организует поток и хранение документов. Можно настроить систему так, что входящие документы будут сразу направляться ответственным за их обработку специалистам. Поиск по названию, дате создания или получения документа или автору поможет быстро найти нужный документ в электронном архиве. Это удобнее, чем пользоваться корпоративной электронной почтой.

    СЭД нужна для работы с маркировкой. Маркировка позволяет прослеживать путь товара от производителя до покупателя. Информация о товаре передаётся с помощью электронного универсального передаточного документа — УПД, который содержит коды маркировки на каждый товар или на каждую транспортную упаковку. Получатель груза считывает коды в документе и подтверждает приёмку — также в электронном виде. Данные о факте передачи товаров направляются в систему «Честный ЗНАК». Без электронного документооборота это невозможно.

    СЭД нужна для работы с онлайн-кассой. Смысл онлайн-кассы в том, чтобы сведения с электронных чеков передавались в налоговую. Чтобы обеспечить эту передачу, недостаточно купить ККТ — её нужно зарегистрировать в налоговой и подключить системе электронного документооборота.

    СЭД удобна для отправки отчётности в государственные органы. 44-ФЗ обязывает компании сдавать бухгалтерскую отчётность и декларацию НДС только в электронном виде. Отправить отчёт из системы можно в любой подключённый контролирующий орган. Не нужно заходить на сайт каждого из них и вспоминать пароли от нескольких личных кабинетов. Кроме того, у СЭД есть техподдержка, куда можно обратиться по поводу ошибок и вопросов.

    Как программы ЭДО упрощают работу бизнеса

    Документооборот, выполняемый через программы СЭД, имеет преимущества перед традиционным способом отправки. В первую очередь освобождается рабочее место от бумажных экземпляров документов. Все файлы хранятся в единой электронной базе, их легко найти и распечатать копии при необходимости. Затраты на канцелярию сокращаются.

    Сервисы ЭДО экономят время сотрудников на подписание и передачу документов:

    • автоматически создавая архив;
    • сокращая количество операций;
    • выполняя действия в один клик.

    Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

    Программы СЭД делают электронный документооборот безопасным, за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Просмотр манипуляций пользователей исключает возможность использования сервиса в мошеннических целях.

    Документы, созданные через программы электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик как оригиналы.

    Обзор популярных программ СЭД

    Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

    ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

    Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота.

    Существуют рейтинги СЭД, которые составляют отраслевые ресурсы. Как правило, это открытые источники.

    Вот тройка лидеров в 2021 году, по мнению сайта CRMindex:

    • А2Б СЭД — это электронная программа документооборота. Гибкие настройки типовых и произвольных маршрутов и карточек документа. Делегирование исполнения документа. Настройки доступа к папкам и документам. Сквозная регистрация и нумерация документов;
    • ELMA365 ECM — организовывает электронную канцелярию и обеспечивает хранение данных. Искусственный интеллект обрабатывает, проверяет корректность и отправляет документы по маршруту согласования в зависимости от содержания;
    • Контур.Диадок — обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux.

    В число популярных СЭД входят в том числе «1С-ЭДО» и «Астрал.ЭДО».

    Преимущества «1С-ЭДО»

    «1С-ЭДО» — это программа для документооборота, использующая ECM-систему, для организации ЭДО и работы компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Для начала работы с партнёрами достаточно отправить приглашение. Система поддерживает работу с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО, а также позволяет контролировать этапы обработки документов.

    Читайте также  Томирис царица саков

    Для работы в системе не требуется дополнительное программное обеспечение электронного документооборота на компьютерное устройство. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт именно сервис «1С-ЭДО». Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

    Преимущества «Астрал.ЭДО»

    «Астрал.ЭДО» — это надёжная программа документооборота СЭД, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. «Астрал.ЭДО» позволяет пользоваться ЭДО с любого устройства с выходом в интернет и имеет роуминг со всеми ведущими системами электронного документооборота.

    Выбор программы документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Учитывайте это наряду с критериями цены и известности разработчика. Оставьте заявку , и наш специалист предложит вам оптимальное решение.

    Продукты по направлению

    Онлайн-сервис для организации электронного документооборота
    с контрагентами.

    Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

    СЭД (Программные технологии)

    Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями и пр.

    Содержание

    Система автоматизации документооборота может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями.

    Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:

    • WorkFlow;
    • DMS (Document Management System);
    • Groupware.

    WorkFlow

    Назначение

    Эта концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. Данная концепция рассматривает весь комплекс задач автоматизации бизнеса как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow подразумевает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы.

    Особенности

    Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии их течения; накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания пользователям о необходимых действиях, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.

    Document Management System

    DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.

    Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:

    • ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
    • поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
    • описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
    • навигация и организация представления учётной информации о документах;
    • свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
    • описание жизненного цикла обработки документа;
    • управление маршрутизацией и средствами мониторинга процессов.

    Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.

    GroupWare

    История

    Данная концепция зародилась в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.

    Возможности

    На GroupWare-компонент возлагают такие задачи и возможности, как:

    • создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;
    • унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;
    • встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
    • средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;
    • встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;
    • широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.

    Наличие описанных функций позволило разработчикам решений создавать самые разнообразные приложения на базе систем класса GroupWare. Они, как правило, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, базируются на общем каталоге пользователей и образуют общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Важную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), предназначенного для получения в виде электронных форм разнородной информации (сообщений электронной почты, факсов, приглашений, поручений, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

    Тенденции развития

    Таким образом, наличие в общей информационной среде организации комплексной системы автоматизации документооборота, объединяющей функции Workflow, DMS и Groupware, позволяет повысить прозрачность процессов, оптимизировать структуру организации, качество принятия решений и гибкость управления, скорость процессов формирования и обработки документов, качество услуг и производительность труда персонала и пр.

    Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто канцелярских или просто архивных СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции таких систем с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе.

    Системы ЭД, в отличие от ERP-систем, реализуют процессный подход к автоматизации и могут работать с неструктурированной или слабоструктурированной информацией. Кроме того, необходимо учитывать, что использование ERP-системы в некоторых организациях (учрежденческих, проектных, консалтинговых и др.) вообще не имеет смысла, и здесь основную нагрузку (помимо учётных) берут на себя именно системы ЭД.

    Проекты

    Вообще, системы ЭД не относятся к коробочным. Правда, существуют и такие версии (например, типовое решение OfficeMedia компании «Интертраст» и СЭД Акта компании «ДаксСофт»), однако это нетипично для крупных систем данного направления. Для каждого предприятия делается, как правило, свой проект, создаётся своё решение, но, естественно, не с нуля, а из необходимого набора типовых программных модулей, адаптируемых под специфику конкретного заказчика. Соответственно от того, насколько проект и внедрение охватывают все структуры предприятия (организации) и уровни управления, способствуют совершенствованию и оптимизации организации как самого предприятия, так и его основных бизнес-процессов и системы управления в целом, их адекватности друг другу, соответствуют времени и условиям функционирования, зависят комплексность и эффективность такой автоматизации, а также дальнейшие успехи предприятия.

    К сожалению, невозможно изначально определить насколько эффективным окажется проект по автоматизации, на сколько месяцев/лет затянется разработка проекта и его внедрение, поэтому все более популярными становятся «типовые решения», «коробочные продукты», «конфигурации» которые уже «готовы», быстро внедряются (зачастую силами самого заказчика) с минимальными затратами. Развитие рынка СЭД привело к тому, что практически у каждого вендора есть набор типовых решений для разных отраслей, которые в готовом виде устанавливаются заказчикам, иногда с небольшими доработками. Такие решения позволяют максимально быстро получить отдачу, оценить эффективность, а в случае необходимости практически все вендоры готовы «доработать» типовое решение по желанию заказчика.

    Список систем электронного документооборота

    Доступен вместе с проектам по этому адресу

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: