Технические средства, используемые в делопроизводстве - ABCD42.RU

Технические средства, используемые в делопроизводстве

Технические средства, используемые в делопроизводстве (стр. 1 из 2)

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Технические средства, используемые в делопроизводстве»

1 Классификация технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов;

копировальная и множительная оргтехника;

средства хранения, поиска и транспортирования документов;

техника управленческой связи.

Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

2 Средства для составления документов

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, — автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный, В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:

стандартные механические и электромеханические;

стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.

В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.

Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».

представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.

В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

3 Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства

До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 — ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation):

IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);

IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) намикропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные);

IBM PS/2 8030 PS/2 8080 (PS Personal System, все, кроме PS/2 8080 — 16-разрядные, PS/2 8080 — 32-разрядные);

IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные);

IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные).

Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner.

Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов.

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексикон.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста : из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает ; замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т. п.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный файловый менеджер «ДИСКо Командир 96».

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

4 Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Читайте также  Физическая реабилитация при ожирении

Технические средства, используемые в делопроизводстве

Трейдинг криптовалют на полном автомате по криптосигналам. Сигналы из первых рук от мощного торгового робота и команды из реальных профессиональных трейдеров с опытом трейдинга более 7 лет. Удобная система мгновенных уведомлений о новых сигналах в Телеграмм. Сопровождение сделок и индивидуальная помощь каждому. Сигналы просты для понимания как для начинающих, так и для опытных трейдеров. Акция. Посетителям нашего сайта первый месяц абсолютно бесплатно .

1 Классификация технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов;

>копировальная и множительная оргтехника;

средства хранения, поиска и транспортирования документов;

техника управленческой связи.

Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

2 Средства для составления документов

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, — автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный, В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:

стандартные механические и электромеханические;

стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.

В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.

Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».

представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.

В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

3 Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства

До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 — ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation):

IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);

IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) на микропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные);

IBM PS/2 8030 PS/2 8080 (PS Personal System, все, кроме PS/2 8080 — 16-разрядные, PS/2 8080 — 32-разрядные);

IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные);

IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные).

Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner.

Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов.

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексикон.

Современные технические средства в делопроизводстве

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Января 2013 в 18:37, контрольная работа

Краткое описание

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
— классифицировать технические средства в делопроизводстве;
— изучить способы документирования информации;
— классифицировать типы и виды документов;
— рассмотреть разновидности носителей документов;
— рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;
— описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
— рассмотреть средства телекоммуникаций.

Содержание работы

Введение.
3
1 Классификация технических средств……………………………………….
4
2 Способы документирования……….…………………..…………………..…
4
3 Типы и виды документов…………..……………………….
4 Разновидности носителей документов………………………………………
5
7
5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…
6 Способы и средства тиражирования и обработки документов………………………………………………………………………
9

10
7 Средства телекоммуникации.
12
Заключение.
14
Список источников и использованной литературы………………………….
15

Содержимое работы — 1 файл

РусланДУД.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет вечернего и заочного обучения

Кафедра ______________________________ _____________________

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Тема Современные технические средства управления в делопроизводстве

студент группы з09ЭУП

1 Классификация технических средств……………………………………….

3 Типы и виды документов…………..………………………. .

4 Разновидности носителей документов………………………………………

5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…

6 Способы и средства тиражирован ия и обработки документов…………………………………………………… …………………

7 Средства телекоммуникации. . .

Список источников и использованной литературы………………………….

Управление организацией, как технология, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе.

С каждым днем происходит лавинообразный рост количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием огромных массивов документов.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие или решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

Читайте также  Статистические методы оценки хозяйственных рисков предприятий

По мере роста количества деловых документов, расширения и усложнения деятельности организации, процессы, связанные с управлением документооборота, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет использовать современные технические средства и информационные технологии.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные документы. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. легко поддается расчленению на более простые операции.

В настоящее время есть необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, а также объективные предпосылки для их реализации.

Актуальность темы связана с тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

— классифицировать технические средства в делопроизводстве;

— изучить способы документирования информации;

— классифицировать типы и виды документов;

— рассмотреть разновидности носителей документов;

— рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;

— описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

— рассмотреть средства телекоммуникаций.

1 Классификация технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В соответствии с назначением все технические средства в делопроизводстве можно разбить на следующие группы:

– средства для составления документов;

– копировальная и множительная оргтехника;

– средства хранения, поиска и транспортирования документов;

– техника управленческой связи.

2 Способы документирования

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ и заключался в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества.

На смену простейшим средствам пришли перья, первые упоминания о них в VII веку. В 1809 году была запатентована первая ручка.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка. Практически всем приходится работать с документами и пользоваться ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

а) Механическая запись – перфорирование, аналоговая и механическая звукозапись, фотохимический способ (фото-документирование), кинодокументирование;

б) Электронный способ документирования. Электронное документирование – оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации, голография.

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном языке – информация кодируется. Кодирование происходит с помощью так называемого двоичного кодирования с помощью двух символов – 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования.

К настоящему времени работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

3 Типы и виды документов

Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из отличительных признаков документа;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние и внешние;

– по содержанию: простые и сложные;

– по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

– по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

– по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

– по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

– по средствам фиксации: письменные, графические, фото и т.д.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом.

Их относят к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В них могут вноситься изменения. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном органе организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги А4 или на общем бланке, при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

– правовые акты федерального уровня;

– правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

– правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Презентация «Технические средства офисной деятельности и судебного делопроизводства»

Новые аудиокурсы повышения квалификации для педагогов

Слушайте учебный материал в удобное для Вас время в любом месте

откроется в новом окне

Выдаем Удостоверение установленного образца:

Описание презентации по отдельным слайдам:

Технические средства офисной деятельности и судебного делопроизводства Выполнено: Казицкая, Храмова, Ударцева ПСА -236

Использование стенографирования Стеногра́фия — способ письма посредством особых знаков и целого ряда сокращений, дающий возможность быстро записывать устную речь. Скорость стенографического письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз.

Читайте также  Проектирование промежуточной станции

Стенография, обучение которой не так распространено, как привычному языку, равно как и все языковые системы мира, стремится к упрощению, для того чтобы пользователям было легче ее применять и осваивать. Цель преобразования и развития скорописи – объединение всех систем, чтобы достигнуть лаконичности, содержательности и универсальности.

Использование технических средств копирования и тиражирования Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и оперативной полиграфии) — это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии.

Электрографическое копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом воспроизведения. Более 70 % мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты Электрофотографическое ( электрографическое) копирование– процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель.Этот способ копирования называют ксерографией

Фотокопирование (техническая фотография) считается самым давним техническим способом копирования, обеспечивающим высокое качество, но требующим дорогостоящих расходных материалов и длительного процесса получения копии (экспозиция, проявление, закрепление, промывка и сушка). Оно относится к “мокрым” способам копирования изображений. Термография – это процесс изготовления точных копий оригиналов, экспонируемых в тепловых инфракрасных лучах без последующей обработки.

Электрофотография – это способ регистрации изображения на электрографическом слое с помощью не химического, а электрического действия света. Электронно-графическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. И т. д.

Использование факсимильной и электронной связи К средствам электронной коммуникации, используемым в деловом общении, относятся: — факсимильная связь; — телефон и мобильный телефон; — электронная почта; — видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты; — Интернет.

Факсимильная связь — процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бу­мажных листов отправителей на бумажные листы получателей. По существу факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов. Отправка документов по факсу заносится в журнал исходящей корреспонденции.

Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве Система автоматизации судопроизводства позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда — автоматизацию процессов прохождения судебного дела в суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принятых данным судом.

Система судебного делопроизводства автоматизирует деятельность юридического отдела и включает в себя модули: Реестр судебных дел. Ведение полной информации по каждому судебному делу. Реестр юристов. За каждым юристом закреплен перечень судебных дел, доступных ему для редактирования. Реестр участников судебного процесса. Ведение справочников истцов, ответчиков и третьих лиц. Реестр судов. Возможность заводить и хранить информацию по органам судебной власти.

Создание банка происходит автоматизировано, в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. Вся обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, необходимую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа.

Спасибо за внимание!

Курс профессиональной переподготовки

Библиотечно-библиографические и информационные знания в педагогическом процессе

Курс профессиональной переподготовки

Охрана труда

Курс профессиональной переподготовки

Организация деятельности библиотекаря в профессиональном образовании

  • Все материалы
  • Статьи
  • Научные работы
  • Видеоуроки
  • Презентации
  • Конспекты
  • Тесты
  • Рабочие программы
  • Другие методич. материалы

  • Казицкая Ирина АлександровнаНаписать 399 19.12.2019

Номер материала: ДБ-868446

  • Другое
  • 11 класс
  • Презентации
    19.12.2019 59
    19.12.2019 64
    19.12.2019 68
    19.12.2019 42
    19.12.2019 31
    19.12.2019 27
    19.12.2019 121
    19.12.2019 34

Не нашли то что искали?

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

К репетиторам обращались 49% россиян

Время чтения: 2 минуты

ЕГЭ в 2022 году может пройти в допандемийном формате

Время чтения: 1 минута

В украинском университете открылся первый в мире факультет TikTok

Время чтения: 1 минута

В Москве документы дошкольников и учеников переведут в электронный формат

Время чтения: 2 минуты

В пяти регионах России протестируют новую систему оплаты труда педагогов

Время чтения: 2 минуты

Половина российских студентов отдают предпочтение гибридному формату обучения

Время чтения: 1 минута

Подарочные сертификаты

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение администрации может не совпадать с точкой зрения авторов.

Презентация на тему Технические средства, используемые в делопроизводстве

Презентация на тему Презентация на тему Технические средства, используемые в делопроизводстве, предмет презентации: Информатика. Этот материал содержит 10 слайдов. Красочные слайды и илюстрации помогут Вам заинтересовать свою аудиторию. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас — поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций ThePresentation.ru в закладки!

  • Главная
  • Информатика
  • Технические средства, используемые в делопроизводстве

Слайды и текст этой презентации

Технические средства, используемые в делопроизводстве

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов;

копировальная и множительная техника;

средства обработки документов;

средства хранения, поиска и передачи документов;

техника управленческой связи.

Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Иначе говоря, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о Получении документа);

контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

На практике используются множество программ для редактирования текстов.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д., и т. п.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: